Normal.dot(m)

Wer macht sich schon viele Gedanken über die uns allen geläufige Normal.dot(m) von Word?

Das „m“ steht für „Makros“. Die alte Normal.dot war immer makrofähig. Seit Word 2007 muss unterschieden werden zwischen dotx (ohne Makros) und dotm (makrofähig). Die Datei, mit der wir üblicherweise arbeiten, ist die Normal.dotm.

Die Normal-Dokumentvorlage scheint auf den ersten Blick die einfachste, weil „natürlichste“ Dokumentvorlage zu sein. Doch Sie haben wie ich ganz bestimmt schon Situationen erlebt, in denen Zweifel an der Einfachheit aufkamen. Solche Zweifel sind sehr berechtigt.

Doppelfunktion

Was zeichnet die Normal.dotm aus? (Ich gehe hier explizit nur auf eine Normal-Dokumentvorlage mit Makros ein, also eine Normal.dotm, weil in der Praxis kaum mit Normal.dotx-Dateien gearbeitet wird. Aber alles – bis auf die Makros –, was für die dotm gesagt wird, gilt auch für die dotx.)

Die Normal.dotm hat eine zweifache Funktion. Einerseits ist sie eine globale Dokumentvorlage, denn sie ist mit allen Word-Dokumenten auf einem Rechner verbunden, andrerseits verhält sie sich wie eine Haupt-Dokumentvorlage, denn sie kann während der Arbeit am Dokument verändert werden. Am besten ist es daher, sie als Grund-Dokumentvorlage zu bezeichnen, um sie von der eigentlichen Haupt-Dokumentvorlage und den anderen globalen Dokumentvorlagen zu unterscheiden [Haupt-Dokumentvorlagen und globale Dokumentvorlagen werden in gesonderten Beiträgen erläutert].

Es gibt noch zwei weitere Merkmale der Normal.dotm, durch die sie sich von anderen Dokumentvorlagen unterscheidet.

Personenbezogenheit

Die Normal.dotm dient nicht zum Austausch mit anderen Word-Nutzern, sondern ist auf einen bestimmten Rechner und dort sogar auf einen bestimmten Nutzer bezogen. Wenn Sie also ein Word-Dokument weitergeben (oder erhalten), so wandern zwar viele Einstellungen Ihrer Normal.dotm mit, weil sie „eng“ mit dem Dokument verbunden sind, aber bei einem anderen Nutzer „greifen“ automatisch die Einstellungen seiner eigenen Normal.dotm, z. B., wenn dieselben Formatvorlagennamen (wie Überschrift 1, Überschrift 2 usw.) verwendet werden. Ein Dokument nur auf der Basis von Einstellungen und Änderungen der Normal.dotm zu bearbeiten, birgt also die große Gefahr, dass das Dokument auf zwei verschiedenen Rechnern unterschiedlich aussieht. (Kommt Ihnen das bekannt vor?) Ein Datenaustausch ist dann nicht in den Griff zu bekommen.

Konsequenz: Sobald es um die professionelle Bearbeitung von Word-Dokumenten geht, sollte immer mit speziellen Haupt-Dokumentvorlagen gearbeitet werden, die zusätzlich zum Dokument versandt werden und über deren Änderungen man den jeweiligen Geschäftspartner informiert. Auf keinen Fall sollte etwa die eigene Normal.dotm verschickt werden, denn jeder Nutzer muss die Freiheit haben, seine Normal.dotm nach Belieben ändern zu können, ohne auf andere Nutzer Rücksicht zu nehmen oder gezwungen zu sein, die eigene Normal.dotm durch eine andere zu ersetzen. Und diese Freiheit nimmt sich auch jeder Nutzer – Sie haben (zum Glück) darauf keinen Einfluss.

Grundbestandteil von Word

Die Normal.dotm kann nicht von einem Rechner entfernt werden, solange Word installiert ist. Sie können die Normal.dotm zwar löschen, aber beim nächsten Start von Word legt das Programm die Normal.dotm mit den Standardeinstellungen automatisch neu an. Das hat den Vorteil, dass Sie eine schon lange verwendete Normal.dotm, die vielleicht viele nicht mehr benötigte Einstellungen enthält, einfach bereinigen können, indem Sie sie löschen oder – besser – umbenennen (z.B. in „Normal_alt.dotm“). Auch nach einem Umbenennen legt Word beim nächsten Start wieder eine jungfräuliche neue Normal.dotm an.

Zusammenfassung der Merkmale
Wie Sie sehen, ist die Normal.dotm alles andere als „einfach“. Sind uns ihre vier besonderen Merkmale aber bewusst, so sollte sie in der Praxis keine Probleme bereiten. Zusammengefasst noch einmal die Merkmale:

  • Haupt-Dokumentvorlage und gleichzeitig
  • globale Dokumentvorlage
  • nicht zum Austausch geeignet
  • kann nicht vom Rechner entfernt, aber unproblematisch bereinigt werden.

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