Das SEQ-Feld – Teil 1 (Überschriften)

Programm: Word

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Im ersten Teil zum Thema SEQ-Feld wird seine Verwendung in Überschriften beschrieben. Der zweite Teil widmet sich dem Einsatz in Kolumnentiteln und im dritten Teil geht es um die Absatznummerierung per SEQ-Feld.

Ein Mittelweg zwischen manueller und vollautomatischer Nummerierung von Überschriften in Word ist die Nummerierung mit dem SEQ-Feld. Eine vollautomatische Nummerierung ist per Listen-Formatvorlagen oder auch mit dem ListNum-Feld möglich. Auf diese beiden Wegen gehe ich in späteren Beiträgen ein. Das „Vollautomatische“ dabei ist die Tatsache, dass solche Nummern sofort nach der Eingabe den aktuellen Wert zeigen. Beim SEQ-Feld muss dagegen mit dem Befehl F9 eine Aktualisierung ausgelöst werden (ähnlich wie beim Inhaltsverzeichnis).

Das SEQ-Feld ist eigentlich zur Nummerierung von Abbildungen und Tabellen gedacht, z. B. in der Funktion BESCHRIFTUNG EINFÜGEN. Näheres dazu kann in jedem besseren Handbuch zu Word nachgelesen werden, es wird später aber auch einen separaten Beitrag dazu geben.

Das SEQ-Feld kann darüber hinaus auch für beliebig andere Nummerierungszwecke verwendet werden, u. a. für Überschriften.

Syntax des SEQ-Feldes

Die Syntax des SEQ-Feldes sieht folgendermaßen aus:

{ SEQ [Bezeichnung des Nummerierungslaufs] [Schalter] }

Die Bezeichnung des Nummerierungslaufs kann irgendwie lauten, etwa u1, wenn man damit einen Lauf benennen möchte, der in Überschriften erster Ordnung angewendet wird, oder abs, wenn es um einen Lauf geht, der allgemein Absätze betrifft. Man könnte aber auch xyz oder Frodo als Bezeichnung wählen, wenn sichergestellt ist, dass man immer weiß, was damit gemeint ist.

Die Schalter geben an, wie die SEQ-Funktion wirken soll. Folgende Schalter sind möglich:

  • \c Wiederholt die Nummer des aktuellen Nummerierungslaufs (der aktuellen „Sequenz“)
  • \h Formatiert das Feldergebnis als ausgeblendeten Text (Verwendung in Querverweisen)
  • \n Fügt die nächste Folgenummer ein
  • \r Setzt die Nummerierung bei der Nummer fort, die nach dem „r“ eingegeben wird; d. h., der komplette Schalter muss immer auch eine Nummer enthalten: z. B. \r 1 oder \r 4, wenn man möchte, dass die Nummerierung mit 1 bzw. 4 begonnen bzw. fortgesetzt wird (Verwendung nur im Haupttext, nicht in Kopf- oder Fußzeilen, auch nicht in Fußnoten)
  • \s Dient als Vermittler zur STYLEREF-Funktion; beginnt innerhalb eines Kapitels oder Unterkapitels (durch die STYLEREF-Funktion vorgegeben) bei 1 und zählt dann hoch; hinter dem „s“ ist die Überschriftenebene anzugeben, auf die Bezug genommen wird, etwa \s 2 für Überschriften 2. Ordnung.

Daneben gibt es noch sog. Formatierungsschalter, die in vielen Feldern, so auch im SEQ-Feld, verwendet werden können. Für das SEQ-Feld wichtige Formatierungsschalter sind z. B. \* arabic, \* alphabetic und \* roman. \* arabic sorgt dafür, dass die üblichen Ziffern angezeigt weden, \* alphabetic führt zur Anzeige von Buchstaben anstelle von Ziffern, \* roman bewirkt die Anzeige römischer Zahlen. Da Ziffern der Standard sind, kann \*arabic auch weggelassen werden.

Beispiele:

Funktionseingabe Anzeigeergebnis
{ SEQ u1 \r 2 \* arabic } oder { SEQ u1 \r 2 } 2
{ SEQ u1 \r 2 \* alphabetic } b
{ SEQ u1 \r 2 \* Alphabetic } B
{ SEQ u1 \r 2 \* roman} ii
{ SEQ u1 \r 2 \* Roman} II

Beispiel 1: System aus Überschriften 1. und 2. Ordnung

Auf die Idee der Nummerierung von Überschriften per SEQ-Feld hat mich David Knopf gebracht, der auf seiner Homepage (www.knopf.com/tips/) auch gleich eine kleine Anweisung dazu gibt.

Schauen wir uns das Vorgehen am Beispiel der Nummerierung von Überschriften 1. Ordnung („u1“) und 2. Ordnung („u2“) an.

Überschriften 1. Ordnung (also Kapitelüberschriften) können wie folgt per SEQ-Feld nummeriert werden:

  1. Mit dem Cursor zum Beginn der ersten Überschrift gehen, die nummeriert werden soll.
  2. Feld-Einfügen-Befehl (über Menüband oder Button auf Schnellzugriffsleiste) aufrufen, das SEQ-Feld wählen.
  3. Im SEQ-Feld-Fenster hinter SEQ eintippen: u1 \r 1, OK. Das Feld sieht dann so aus:  {SEQ u1 \r 1}. Dabei bedeuten: u1 = Name der Nummerierung (kann beliebig gewählt werden; zweckmäßig ist es, denselben Namen wie für die Formatvorlage zu wählen), \r = Schalter für „renumbering“ (also erneut nummerieren), 1 = Startzahl, mit der die Nummerierung begonnen wird. {SEQ u1 \r 3} würde also dazu führen, dass ab dieser Stelle eine Nummerierung mit 3 neu beginnt.
  4. Am besten das Feld kopieren, zur nächsten Überschrift 1. Ordnung gehen und das Feld am Beginn der Überschriftzeile einfügen. Hier soll die Überschrift allerdings die Nummer 2 erhalten. Man könnte den Feldinhalt einfach ändern, indem man aus der 1 nach dem Schalter \r eine 2 macht, doch das würde auf ein manuelles Vorgehen hinauslaufen, was eigentlich ja nicht Sinn der Sache ist. Die Syntax des SEQ-Feldes stellt eine andere Möglichkeit zur Verfügung, nämlich den Schalter \n. Wird dieser anstelle des Schalters \r eingebaut, so bewirkt er eine fortlaufende Nummerierung. Das Feld sieht also wie folgt aus: {SEQ u1 \n}
  5. Dieses Feld kann nun kopiert und bei allen weiteren Überschriften erster Ordnung am Zeilenbeginn eingefügt werden. Eine Nachbearbeitung ist nicht mehr nötig, denn die Nummer wird automatisch hochgezählt.

Damit wäre der „Nummerierungslauf“ u1 erledigt.

In der Praxis benötigt man neben der u1-Nummerierung auch eine für die Überschriften 2. Ordnung („u2“), vielleicht auch höherer Ordnungen. Um die u2-Überschriften, also Unterkapitelüberschriften, zu nummerieren, wird analog zu u1 vorgegangen, allerdings hat man nun das u1-SEQ-Feld immer mitzuschleppen. Die Schritte im Einzelnen:

  1. Man geht zur ersten Kapitelüberschrift und kopiert das u1-SEQ-Feld.
  2. Nun wird zur ersten Unterkapitelüberschrift gegangen. Das u1-SEQ-Feld wird am Beginn der Überschrift eingefügt. Hilfreich wäre es, wenn wir eine möglichst allgemein gültige Syntax erreichen könnten. Das bedeutet an dieser Stelle: Die konkrete Kapitelnummer wird durch einen Platzhalter ersetzt. Erreichen lässt sich das, indem wir den kompletten Schalter \r durch den Schalter \c ersetzen, also haben wir jetzt: {SEQ u1 \c}. Um es deutlich zu machen: \c wiederholt die aktuelle Kapitelnummer des aktuellen Nummerierungslaufs.
  3. Üblicherweise werden Kapitel- und Unterkapitelnummer mit einem Punkt voneinander getrennt. D.h., wir tippen nach dem gerade bearbeiteten SEQ-Feld einen Punkt ein. Um danach das u2-SEQ-Feld einzubauen, fügen wir das nach wie vor in der Zwischenablage befindliche u1-SEQ-Feld ein zweites Mal ein und ändern hier den Namen des Nummerierungslaufs in u2. Die fertige Nummerierung an dieser Stelle sieht wie folgt aus: {SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \r 1}.
  4. Das Gesamtkonstrukt kopieren wir und fügen es am Beginn der nächsten Unterkapitelüberschrift (immer noch im Kapitel 1) ein. Hier soll nun aber die u2-Nummerierung hochgezählt werden, also ist im u2-SEQ-Feld der Schalter \r durch den Schalter \n zu ersetzen. Wir erhalten: {SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \n}.
    Innerhalb des ersten Kapitels können wir nun dieses Konstrukt am Beginn aller u2-Überschriften einfügen.

Im Kapitel 2 und den nachfolgenden Kapiteln wird entsprechend vorgegangen. Beispielhaft an den Kapitel 2 und 3 gezeigt, benötigen wir die Nummerierungen

{SEQ u1 \n}  oder {SEQ u1 \r 2}

{SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \r 1} und

{SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \n}

bzw.

{SEQ u1 \n}  oder {SEQ u1 \r 3}

{SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \r 1} und

{SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \n}

In der jeweiligen Kapitelüberschrift selbst kann ebenfalls der Schalter \n zum Zuge kommen, denn die Kapitel, sollen ja auch hochgezählt werden; alternativ könnte man aber auch mit dem Schalter \r und nachfolgender konkreter Kapitelnummer (hier: \r 2 bzw. \r 3) arbeiten.

Wollten wir auch Überschriften 3. oder noch höherer Ordnung (also Unterunterkapitel, Unter-Unterunterkapitel usw.) nummerieren, so nähme die Komplexität der SEQ-Feld-Konstrukte entsprechend zu.

Wer mehr zum Thema wissen möchte, dem sei mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ empfohlen.

zu Teil 2 (Kolumnentitel)

zu Teil 3 (Nummerierung von Absätzen)

2 Gedanken zu “Das SEQ-Feld – Teil 1 (Überschriften)

  1. Ich möchte die Zählung einer Überschrift oder Unterüberschrift nicht immer mit 1 beginnen lassen, Formatvorlage Überschrift 1 oder Überschrift 2. Wie kann ich den Überschrift-Zähler mit einem {SEQ „welcher Name“ /r „meine Startnummer“ } Befehl setzen?

    • Beispielsweise für Überschrift 1 und die Startnummer 3 lautet der Befehl:

      { SEQ „Überschrift 1“ \r 3 }

      Wichtig: Der Name muss in Anführungszeichen gesetzt werden, wenn er aus mehr als einem Wort besteht, und vor dem r muss ein Backslash stehen.

      Nicht vergessen: Nach der Eingabe mit Alt-F9 in die Normalansicht umschalten (sodass die Nummer zu sehen ist), alles markieren und die Funktionstaste F9 drücken, damit die Nummer aktualisiert wird.

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