Das SEQ-Feld – Teil 2 (Kolumnentitel)

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Beispiel 2: Kolumnentitel

Es sollen zwei Fälle betrachtet werden:

a) Überschriften wurden mit dem SEQ-Feld nummeriert

b) Überschriften wurden per Listenformatvorlage nummeriert, aber es wurde nicht mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen gearbeitet

Fall a

Wurden die Überschriften in Word per SEQ-Feld nummeriert, kommt man im Kolumnentitel nicht mit einem der Verweisfelder (REF oder STYLEREF) an die Nummer heran. Um trotzdem automatische Nummern im Kolumnentitel nutzen zu können, braucht man einfach nur erneut das SEQ-Feld einzusetzen.

Die Aufgabe, den Überschriftentext in den Kolumnentitel zu holen, kann das STYLEREF-Feld übernehmen. Vor diesem Feld wird zusätzlich das SEQ-Feld in den Kolumnentitel eingebaut. Das heißt, beide Felder, SEQ und STYLEREF, stehen im Kolumnentitel nebeneinander.

Im Falle einer Überschrift 1. Ordnung könnte der Kolumnentitel also wie folgt aussehen:

{SEQ u1 \c} {StyleRef „df_u1_zeichen“ \*Mergeformat}

Dabei bezeichnet „u1“ im SEQ-Feld den Namen des Nummerierungslaufs (der Name kann beliebig gewählt werden), und „df_u1_zeichen“ ist der Name der Zeichen-Formatvorlage für die Zeichen einer Überschrift 1. Ordnung. Wie Sie im Beitrag zu Kolumnentiteln in Word (folgt später) nachlesen können, sollte im Kolumnentitel auf Zeichen-, nicht auf Absatz-Formatvorlagen Bezug genommen werden.

Das Ergebnis könnte lauten:

12 Umsetzung in die Praxis

Bei einer Überschrift 2. Ordnung ergäbe sich der Kolumnentitel

{SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \c} {StyleRef „df_u2_zeichen“ \*Mergeformat}

mit dem (beispielhaften) Ergebnis

12.2 Layouten mit Word

Der Schalter \c im SEQ-Feld holt die aktuelle Nummer der „Nummerierungsläufe“ u1 bzw. u2 in den Kolumnentitel.

Fall b

Überschriften können immer per Listenformatvorlage nummeriert werden, auch wenn nicht mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen (ÜFV)  gearbeitet wurde. Die in Word integrierten ÜFV sind die bekannten „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. Selbstdefinierte ÜFV können z. B. die Namen u1, u2, u3 usw. haben und alle Kriterien erfüllen, die an ÜFV gestellt werden. Durch ihre Unabhängigkeit von allen Voreinstellungen (auch z. B. von der Normal.dotm) bieten sie eine deutlich höhere Anwendungssicherheit als die integrierten ÜFV. Im Vergleich zu den integrierten ÜFV haben sie allerdings den Nachteil, dass man mit einem der Verweisfelder (REF oder STYLEREF) nicht an die Nummer herankommt, die sie per Listenformatvorlage zugewiesen bekommen haben.

Die Idee drängt sich auf, zur automatischen Nummernvergabe im Kolumnentitel mit dem SEQ-Feld zu arbeiten. Dabei ist aber hinderlich, dass es jetzt, anders als im oben geschilderten Fall a, keine Nummer im Haupttext gibt, auf die mit dem Schalter \c Bezug genommen werden kann. Man könnte versuchen, die Nummer im Kolumnentitel per SEQ-Feld mit dem Schalter \r zu erzeugen; das funktioniert aber nicht, weil dieser Schalter nur im Haupttext erlaubt ist.

Die Lösung liegt natürlich auf der Hand: Im Haupttext müssen zusätzlich zu den bereits vorhandenen Überschriftnummern weitere Nummern mit dem SEQ-Feld und dem Schalter \r erzeugt werden. Benötigt werden SEQ-Felder für Überschriften 1. und 2. Ordnung, weil nur auf solche im Kolumnentitel Bezug genommen wird (Näheres im separaten Beitrag zu Kolumnentiteln).

Die Haupttext-SEQ-Felder werden am besten am Ende des jeweiligen Überschrift-Absatzes (also direkt im Anschluss des Überschrift-Textes) eingebaut. Damit sie nicht stören, müssen sie mit dem Schriftformat „Ausgeblendet“ formatiert werden. Die SEQ-Nummerierung folgt den Hinweisen im ersten Teil der Beitragsreihe zum SEQ-Feld.

Nun kann im Kolumnentitel wie unter Fall a beschrieben mit dem SEQ-Feld und dem Schalter \c gearbeitet werden.

Die doppelte Nummerierung, die bei diesem Verfahren benötigt wird, ist zwar aufwändig, aber der Aufwand hält sich in Grenzen. Man kann fragen, weshalb die Nummerierung der Überschriften nicht einfach ausschließlich auf SEQ-Felder umgestellt wird. Doch das würde einen starken Eingriff in das vorhandene und wahrscheinlich perfekt funktionierende Listenformatvorlagen-Nummernsystem bedeuten. Eine Umstellung wäre mit Sicherheit deutlich aufwändiger als die zusätzliche (und völlig unabhängige) SEQ-Feld-Nummerierung.

Wer mehr zum Thema wissen möchte, dem sei mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ empfohlen.

zu Teil 1 (Überschriften)

zu Teil 3 (Nummerierung von Absätzen)

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