Das Ebenen-Konzept von Word

Was sind Ebenen?

Sie alle wissen grundsätzlich, was mit „Ebenen“ in einem Textverarbeitungsprogramm gemeint sein kann.

Die übliche Vorstellung, die man hat, ist die von Aufzählungen oder nummerierten Listen, bei denen die höheren Ebenen gegenüber den niedrigeren eingezogen präsentiert werden. Unsere Idee geht also in Richtung Einzugsebenen. Und das ist in der Tat eine Form von Ebenen, die Word anbietet.

Bild 1: Einzugsebenen bei einer Aufzählung

Einzugsebenen beziehen sich auf die optische Präsentation von Inhalten.

Daneben gibt es noch zwei Ebenentypen, die die Struktur von Inhalten betreffen:

  • Listenebenen und
  • Gliederungsebenen.

Wichtige Eigenschaften aller Ebenentypen:

  • Sie beziehen sich auf Absätze, verändern also die Formatierung von Absätzen. Sie können manuell und per Absatz-Formatvorlagen beeinflusst werden.
  • Sie lassen sich unabhängig voneinander oder in Kombination miteinander verwenden.

Einzugsebenen

Einzugsebenen können auf zwei Weisen in Word eingestellt werden:

  • über die Absatzformatierung (am genauesten über das Absatzdefinitionsfenster) oder
  • über Listenzuweisungen und die damit verbundenen Formatierungsmöglichkeiten.

Bild 2: Einstellung von Einzügen über das Absatzdefinitionsfenster

Einzugsebenen beziehen sich immer auf den linken Rand eines Absatzes. Drei Einstellungen können dazu vorgenommen werden:

  • Einzug links
  • Erste Zeile
  • Sondereinzug hängend

Es ließe sich ein System von Einzugsebenen erstellen, das ausschließlich mit unterschiedlichen Absatz-Formatvorlagen arbeitet und ohne Aufzählungszeichen oder Nummern auskommt. Einzugsebene 1 könnte mit einer Absatz-Formatvorlage „E1“  formatiert werden, die keinen linken Einzug (und auch keinen Erstzeileneinzug und keinen hängenden Einzug) hat    – das entspricht im Grunde den Einstellungen der Absatz-Formatvorlage „Standard“; zu Einzugsebene 2 könnte eine Absatz-Formatvorlage „E2“ gehören, die z. B. einen „Einzug links“ von 5 mm hat, und zu Einzugsebene 3 eine Absatz-Formatvorlage „E3“, die einen „Einzug links“ von 10 mm hat. Um einen Einzug zu erreichen, wird einem Absatz dann einfach die jeweilige Absatz-Formatvorlage zugewiesen.

Bild 2: Einzugsebenen auf Basis unterschiedlicher, aufeinander abgestimmter Absatz-Formatvorlagen

Ein typisches Beispiel für die alleinige Verwendung von Absatzformatierungen mit dem Ergebnis unterschiedlicher Einzüge sind Register (oder Indexe). Die in Word integrierten Formatvorlagen „Index 1“ und „Index 2“ sind so angelegt, dass optisch auch ohne spezielle Aufzählungszeichen (wie Spiegelstriche) erkannt werden kann, ob es sich um einen Haupt- oder Untereintrag handelt.

Bild 3: Die Register-Absatz-Formatvorlagen „Index 1“ und „Index 2“ besitzen unterschiedliche Einzüge.

Bei den auf diese Weise formatierten Absätzen wird ausschließlich die optische Einzugswirkung erzeugt, die Formateinstellungen bewirken keinerlei Strukturänderungen.

Bei der zweiten Methode, Einzüge herbeizuführen – dem Zuweisen von Listenformaten – wird automatisch auch Einfluss auf die Struktur genommen. Und zwar liegt dann nicht nur ein Einzug vor, sondern der Absatz hat auch eine bestimmte Listenebene. Das am häufigsten angewendete Verfahren besteht darin, vorhandenen Absätzen (die üblicherweise mit derselben Absatz-Formatvorlage belegt sind), ein Listenformat zuzuweisen, indem eine der beiden Schaltflächen „Aufzählung“ oder „Nummerierung“ betätigt wird. Dabei entstehen immer auch hängende Einzüge. Sind die Listenformate einmal zugewiesen, können Sie die Ebenen (sowohl Einzugs- als auch Listenebenen) verändern, indem Sie die Schaltfläche „Einzug vergrößern“ oder Einzug verkleinern“ anklicken.

Bild 3: Einzugsebenen, die per Schaltfläche „Aufzählung“ erreicht werden. Die Aufzählungsabsätze haben dann das Absatzformat „Listenabsatz“. Die im Bild hervorgehobene Textstelle befindet sich in einem Listenabsatz mit der Listenebene 1 (im Formatierungsfenster rechst zu erkennen).

Absätze mit unterschiedlichen Listenebenen haben üblicherweise auch unterschiedliche Einzüge. Doch das muss nicht unbedingt so sein.

Listenebenen

Genauso, wie sich unterschiedliche Einzugsebenen ohne Listenebenen erzeugen lassen, können Sie Listenebenen kreieren, die alle denselben Einzug haben, bei denen Einzugsebenen also keine Rolle spielen. Grundlage dabei sind selbstdefinierte Listen-Formatvorlagen.

Wichtig sind Listenebenen darüber hinaus im Zusammenhang mit dem Neubeginn einer Nummerierung, und zwar nicht nur bei Überschriften, sondern auch bei gegliederten Listen im Text. Der Neubeginn einer Nummerierung kann nämlich durch die jeweils höhere Listenebene „getriggert“ werden. Einstellen lässt sich das bei der Definition von Listen-Formtvorlagen:

Bild 4: Fenster zum Definieren/Ändern einer Listen-Formatvorlage. Der Neubeginn einer Nummerierung für eine bestimmte Listenebene (hier: Ebene 2) wird bei „Liste neu beginnen nach:“ eingestellt.

Ein weiteres Beispiel für eine solche Anwendung liefert das LISTNUM-Feld. Auf Einzelheiten dazu wird im Beitrag „Das ListNum-Feld Teil 1 eingegangen.

Gliederungsebenen

Einzugsebenen sind mit einem optischen Effekt verbunden, der sich direkt zeigt. Listenebenen werden fast immer in Kombination mit Einzugsebenen verwendet, sodass auch ihre Auswirkung direkt erkannt werden kann. Anders sieht es mit Gliederungsebenen aus: Sie wirken im Hintergrund.

Die „üblichen“ Absätze befinden sich alle auf der Gliederungsebene „Textkörper“, und es lassen sich Listen erzeugen, bei denen alle Absätze die Gliederungsebene „Textkörper“ haben, aber mit unterschiedlichen linken Einzügen (also verschiedenen Formatierungen der Einzugsebenen) versehen sind. Überschriften dagegen bilden ein hierarchisches System, in dem die Kapitelüberschrift z. B. zur Gliederungsebene 1 gehört, die Unterkapitelüberschrift zur Gliederungsebene 2, die Unterunterkapitelüberschrift zur Gliederungsebene 3 usw. Trotzdem haben aber alle diese Überschriften üblicherweise denselben linken Einzug, nämlich keinen. Die Gliederungsebenen von Überschriften sind nicht für die Optik wichtig, aber von entscheidender Bedeutung z. B. für die automatische Erzeugung von Inhaltsverzeichnissen und für die Nutzung der Gliederungs- und Navigationsfunktionen von Word.

Bild 5: Definition der Formatvorlage „Überschrift 2“ (links) und zugehörige Einstellung zur Gliederungsebene (rechts)

Bild 6: Beim Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses (links) kann auf die Gliederungsebenen zurückgegriffen werden (rechts).

Schreibe einen Kommentar

*

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.