Open Office/Libre Office: Austausch mit Word aus Indexing-Sicht

Das Grundformat von Open Office und Libre Office ist .odt, was für „OpenDocument-Textformat“ steht. Open Office und Libre Office haben leicht unterschiedliche Filter für mehr lesen

Seminarreihe „Word“ 2020 in Frankfurt

Für den Verband der freien Lektorinnen und Lektoren (VfLL) veranstalte ich 2020 eine Reihe von Word-Seminaren in Frankfurt/M.

26./27.3.2020  Word I – der Einstieg (Anmeldeschluss: 28.2.2020). Näheres mehr lesen

Seminar „Dokument- und Formatvorlagen“ am 29.6.2019 in Stuttgart

Zusammen mit dem Verband der freien Lektorinnen und Lektoren (VfLL) gebe ich ein Seminar zum Thema „Dokument- und Formatvorlagen“.

Aus der Ankündigung des VfLL (ausführliche Fassung auf der VfLL-Website):

>>>

Dokument- und Formatvorlagen können die Arbeit an Dokumenten sehr erleichtern. Wie damit effektiv umgegangen werden, erfahren Sie in diesem Kurs. Eigene Dokumente können mitgebracht werden.

Format: Kurs

Termin: 29.06.2019, 9:00 bis 17:00 Uhr

Zielgruppe: Freie Lektorinnen/Lektoren und Mitarbeiter in Verlagen, die mit Word layouten (z. B. Abschlussarbeiten) oder Daten für die Weiterverarbeitung in Richtung Druck oder E-Publishing vorbereiten

Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Formatieren und allgemein im Umgang mit Word

Lernziel: Sicherer Umgang mit Dokument- und Formatvorlagen, Anpassung von Vorlagen an konkrete Erfordernisse

Programm: 

  • Formatvorlagen als Grundkonzept für die Manuskriptvorbereitung
  • Zuweisen, Einsatz und Erstellen von Formatvorlagen
  • Formatierung organisieren:

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Das Ebenen-/Schichten-Konzept von Word – Teil 2

Grafikschicht: Grafikbereich

Alle Grafikobjekte (Pixelbilder, Vektorgrafiken, Textrahmen) werden üblicherweise in der Grafikschicht platziert. „Üblicherweise“ heißt, dass sie auch in der Textschicht angeordnet werden können, also mit dem Text in der Zeile; dieser Fall wird im ersten Teil des Artikels beschrieben.

Beim Anklicken eines Grafikobjekts bietet Word die zusätzliche, kontextsensitive Registerkarte „Bildtools – Format“ oder „Zeichentools – Format“ im Menüband an, auf der sich alle wichtigen Befehle zur Beeinflussung des Grafikobjekts befinden. Hinsichtlich des Ebenen-/Schichten-Konzepts sind die Befehle in der Gruppe „Anordnen“ und hier insbesondere die zum Textumbruch und zur Positionierung von Belang (siehe Bild 1).

  

Bild 1: Bildtools (oben) und Zeichentools (unten)

Sobald man die Anordnung eines Grafikobjekts von „Mit Text in Zeile“ auf eine der anderen Textumbruch-Optionen (engl. „Wrapping„) umstellt, befindet es sich in der Grafikschicht. Wie in Bild 2 gezeigt, sind die folgenden Textumbruch-Optionen möglich:

  • Rechteck
  • Passend

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Das Ebenen-/Schichten-Konzept von Word – Teil 1

Ebenen und Schichten: Motivation, sich mit ihnen zu beschäftigen

Ebenen und Schichten spielen an vielen Stellen in Word eine wichtige Rolle. Üblicherweise werden sie einfach angewandt, wie es sich aus der Situation heraus ergibt. Meistens macht man sich über die Hintergründe keine Gedanken. Wer berufsmäßig mit Word arbeitet, kommt allerdings gar nicht so selten in eine Lage, in der genauere Kenntnisse über die Zusammenhänge von z. B. Überschriften, Listen, Inhaltsverzeichnissen, Gliederungen, Rahmen, Grafiken, Bilder, Kopf- und Fußzeilen sowie Feldern mit Ebenen und Schichten wünschenswert wären, um ein Dokument effektiv und stabil bearbeiten zu können.

Leider wird in deutschen Handbüchern und auch in der deutschen Online-Hilfe nicht zwischen Ebenen und Schichten unterschieden, und es wird der Bezeichnung „Ebenen“ der Vorzug gegeben. Das kann aus mehreren Gründen problematisch sein:

  • Die Bezeichnung „Ebenen“ (engl. „levels„) ist mehrdeutig, eigentlich sollte sie nur im Textbereich angewendet werden, während man allgemein (den Grafikbereich eingeschlossen) besser von „Schichten“ (engl. „layers„) sprechen sollte. Ich unterscheide hier zwischen „Ebenen“ und „Schichten“ immer dann, wenn dadurch Missverständnisse vermieden werden können.
  • Grundsätzlich ist es hilfreich, Ebenen als eher abstrakte Organisationsstrukturen aufzufassen (z. B. Listenebenen oder Verzeichnisebenen), während Schichten durchaus geometrisch gemeint sind und zwar in dem Sinne, dass sich Objekte wie Grafiken in unterschiedlichen Schichten über- oder untereinander befinden können.

Vor diesem Hintergrund gilt:

  • Word arbeitet mit drei Hauptschichten: der Textschicht, der Grafikschicht und der Schicht für Kopf- und Fußzeilen.
  • Alle drei Schichten können sowohl Texte als auch Grafiken (oder vielleicht besser: Grafikobjekte) enthalten. Man kann auch sagen: In jeder Schicht gibt es einen Textbereich und einen Grafikbereich, die gesondert betrachtet werden können.
  • Ebenen im engeren Sinn treten nur in der Textschicht auf und und hier hinsichtlich bestimmter Organisationsstrukturen wie Listen, Gliederungen usw.
  • Die Schicht für Kopf- und Fußzeilen ist eine eingeschränkte Textschicht.

Bild 1 verdeutlicht das Prinzip:

Bild 1: Das Konzept der drei Hauptschichten von Word.

Verstehen lässt sich das alles nur, wenn man Schichten und Ebenen näher untersucht. Die erste Erkenntnis ist, dass man drei Dimensionen betrachten muss.

Dreidimensionalität

In einem Word-Dokument kann es immer nur eine Textschicht und eine Kopf- und Fußzeilen-Schicht geben, aber die Grafikschicht kann aus mehreren Unterschichten oder Ebenen aufgebaut sein, die über oder unter den anderen beiden Schichten liegen können. Jedes Objekt (Textschicht, Kopf- und Fußzeilen-Schicht, Grafikschicht/en) für sich stellt sich am Bildschirm zweidimensional dar, es kann aber bezogen auf die anderen Objekte im Hintergrund oder im Vordergrund liegen. Das macht die Dreidimensionalität aus.

Bild 2: Dreidimensionalität von Text-, Kopf- und Fußzeilen- sowie und Grafikschichten

Textschicht: Sie ist die zentrale Schicht. Kein Word-Dokument kann ohne Textschicht sein. Alle wichtigen Formatierungsbefehle dienen zur Beeinflussung der Textschicht. Die anderen beiden Schichten sind, wenn man so will, in die Textschicht eingebettet. Deswegen können Grafikobjekte auch in der Textschicht verankert werden.

Grafikschicht: Sie kann aus einer oder bei Bedarf aus mehreren Unterschichten bestehen, die vor oder hinter der Textschicht angeordnet sein können.

Kopf- und Fußzeilen-Schicht: Sie ist so etwas wie eine zweite Textschicht; sie liegt immer unter der eigentlichen Textschicht; auch in der Kopf- und Fußzeilen-Schicht lassen sich Grafikobjekte verankern.

Um das Ebenen-/Schichten-Konzept wirklich zu verstehen, gehen wir der Reihe nach vor. Schauen wir uns zunächst die Textschicht an und innerhalb der Textschicht nur den Textbereich und die dort möglichen Ebenen.

Textschicht: Textbereich

Innerhalb der Textschicht kann es in Word Ebenen geben, wobei dies tatsächlich die passende Bezeichnung ist. Ebenen in der Textschicht zeigen sich, um im Bild der Dimensionen zu bleiben, als lineare, also eindimensionale Effekte in der Form von Rechts-Links-Verschiebungen. Einige weitere Ebenen-Arten entwickeln ihre Wirkung v. a. im Hintergrund.

Sie haben vermutlich eine Idee, was mit Ebenen im Textbereich gemeint sein kann. Das Bild, das wohl die meisten vor sich haben, ist das von Aufzählungen oder nummerierten Listen, bei denen die höheren Ebenen gegenüber den niedrigeren eingezogen präsentiert werden. Man denkt also in erster Linie in Richtung Einzugsebenen. Bild 3 zeigt ein typisches Beispiel.

Bild 3: Einzugsebenen bei einer Aufzählung

Aufzählungen oder Nummerierungen sind aber nicht nur durch Einzüge gekennzeichnet, sondern durch innere Eigenschaften, eben durch die Tatsache, dass es sich um Listen handelt. Und Listen können Ebenen haben, die unabhängig von Einzugsebenen sind. Das heißt, ein weiterer Ebenentyp sind die Listenebenen. Darüber hinaus können unterschieden werden: Gliederungsebenen, Inhaltsverzeichnisebenen und Indexebenen. Alle diese Ebenentypen werden im Folgenden näher untersucht und verglichen.

Die wichtigste Eigenschaft textbezogener Ebenen ist, dass sie sich auf Absätze beziehen, also die Formatierung von Absätzen verändern. Sie können manuell und per Absatz-Formatvorlagen beeinflusst werden.

Einzugsebenen

Die Verwendung von Einzugsebenen hat vor allem eines zum Ziel: die optische Präsentation, also die äußere Form von Inhalten zu verändern. Sie können auf zwei Weisen in Word eingestellt werden:

  • über die Absatzformatierung (am genauesten über das Absatzdefinitionsfenster) oder
  • über Listenzuweisungen und die damit verbundenen Formatierungsmöglichkeiten.

Bild 4: Einstellung von Einzügen über das Absatzdefinitionsfenster

Einzugsebenen beziehen sich immer auf den linken Rand eines Absatzes. Drei Einstellungen können dazu vorgenommen werden:

  • Einzug links
  • Erste Zeile
  • Sondereinzug hängend

Es ließe sich ein System von Einzugsebenen erstellen, das ausschließlich mit unterschiedlichen Absatz-Formatvorlagen arbeitet und ohne Aufzählungszeichen oder Nummern auskommt. Einzugsebene 1 könnte mit einer Absatz-Formatvorlage „E1“  formatiert werden, die keinen linken Einzug (und auch keinen Erstzeileneinzug und keinen hängenden Einzug) hat – das entspricht im Grunde den Einstellungen der Absatz-Formatvorlage „Standard“; zu Einzugsebene 2 könnte eine Absatz-Formatvorlage „E2“ gehören, die z. B. einen „Einzug links“ von 5 mm hat, und zu Einzugsebene 3 eine Absatz-Formatvorlage „E3“, die einen „Einzug links“ von 10 mm hat. Um einen Einzug zu erreichen, wird einem Absatz dann einfach die jeweilige Absatz-Formatvorlage zugewiesen.

Bild 5: Einzugsebenen auf Basis unterschiedlicher, aufeinander abgestimmter Absatz-Formatvorlagen

Ein typisches Beispiel für die alleinige Verwendung von Absatzformatierungen mit dem Ergebnis unterschiedlicher Einzüge sind Register (oder Indexe) (siehe unten). Oft sind Einzugsebenen aber eher das beiläufige Ergebnis eines Vorgangs, der in erster Linie ein anderes Ziel verfolgt, nämlich Listen zu erzeugen oder ein Dokument zu gliedern.

Listenebenen

Beim Zuweisen von Listenformaten wird vor allen Einfluss auf die Struktur der so formatierten Absätze genommen. Und zwar liegt dann nicht nur ein Einzug vor, sondern der Absatz hat auch eine bestimmte Listenebene, die auf mehrere Weisen verändert werden kann. Das am häufigsten angewendete Verfahren, ein Listenformat zuzuweisen, besteht darin, in einen Absatz zu klicken und eine der beiden Schaltflächen „Aufzählung“ oder „Nummerierung“ zu betätigen. Dabei wird dem Absatz das Listenformat sozusagen übergestülpt – aus dem ursprünglich „normalen“ Absatz wird ein Listenabsatz, der sich äußerlich durch ein Zeichen am Anfang und einen  hängenden Einzug auszeichnet. Drückt man am Ende eines solchen Absatzes die Carriage-Return-Taste, entsteht ein weiterer Listenabsatz mit demselben Einzug. Bei Aufzählungen ist das Zeichen am Anfang dieser Absätze gleich, bei Nummerierungen ist dieses Zeichen eine Nummer, die automatisch hochgezählt wird. Man kann auch mehrere Absätze auf einmal markieren und sie durch einmaliges Betätigen der Schaltflächen „Aufzählung“ oder „Nummerierung“ zu Listenabsätzen desselben Typs machen. Sind die Listenformate einmal zugewiesen, kann man die Ebenen (sowohl Einzugs- als auch Listenebenen) verändern, indem die Schaltflächen „Einzug vergrößern“ oder „Einzug verkleinern“ angeklickt werden. Zusätzlich zu den Einzügen verändert sich dabei das Aufzählungszeichen (oder das Nummerierungszeichen).

Bild 6: Listenebenen, die per Schaltfläche „Aufzählung“ erreicht werden. Solche Aufzählungsabsätze haben das Absatzformat „Listenabsatz“. Die im Bild hervorgehobene Textstelle befindet sich in einem Listenabsatz mit der Listenebene 1 (im Formatierungsfenster rechts zu erkennen).

Anmerkung:
Absätze mit unterschiedlichen Listenebenen haben üblicherweise auch unterschiedliche Einzüge. Doch das muss nicht unbedingt so sein. Genauso, wie sich unterschiedliche Einzugsebenen ohne Listenebenen erzeugen lassen, können Listenebenen kreiert werden, die alle denselben Einzug haben, bei denen Einzugsebenen also keine Rolle spielen.

Hinter allen Listenebenen stecken Listen-Formatvorlagen (LFV). Bei den Listen, die über die Schaltflächen „Aufzählung“ oder „Nummerierung“ erzeugt werden, wirken in Word integrierte LFV. Sie liegen in den Tiefen von Word, über ihre Existenz machen wir uns kaum Gedanken. Ihre Wirkung zeigt sich nicht nur äußerlich an Einzügen und Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen, sondern auch daran, dass Word den Absätzen, die damit formatiert wurden, die Absatz-Formatvorlage „Listenabsatz“ zugewiesen hat.

Selbstdefinierte Listen-Formatvorlagen

Um eigene Listenebenen erzeugen zu können, muss man sich von den in Word eingebauten LFV lösen und selbstdefinierte Listen-Formatvorlagen anlegen. Insbesondere bei Nummerierungen wird man dann mit dem Problem konfrontiert, wie der Neubeginn einer Nummerierung gezielt gesteuert werden kann, und zwar nicht nur bei Überschriften, sondern auch bei gegliederten Listen im Text. Hier kommt eine besondere Eigenschaft von Listenebenen zum Tragen. Der Neubeginn einer Nummerierung kann nämlich durch die jeweils höhere Listenebene „getriggert“ werden. Einstellen lässt sich das bei der Definition von Listen-Formatvorlagen:

Bild 7: Fenster zum Definieren/Ändern einer Listen-Formatvorlage. Der Neubeginn einer Nummerierung für eine bestimmte Listenebene (hier: Ebene 2) wird bei „Liste neu beginnen nach:“ eingestellt.

Eine andere Möglichkeit, den Nummerierungsneubeginn zu steuern, bietet der Einsatz des LISTNUM-Feldes. Dazu muss im LFV-Definitionsfenster an der Stelle „ListenNr-Feldliste“ ein Name eingetragen werden. Dieser Name muss auch in einem LISTNUM-Feld verwendet werden, mit dem der Neubeginn auf einen bestimmten Wert gesetzt werden soll. Über das LISTNUM-Feld wird, wenn man so will, die Nummerierungssteuerung nach außen verlagert: Sie findet nicht mehr wie üblich direkt in einer LFV statt, sondern im LISTNUM-Feld.  Auf Einzelheiten dazu wird im Beitrag „Das ListNum-Feld Teil 1 eingegangen.

Gliederungsebenen

Einzugsebenen sind mit einem optischen Effekt verbunden, der sich direkt zeigt. Listenebenen werden fast immer in Kombination mit Einzugsebenen verwendet, sodass auch ihre Auswirkung direkt erkannt werden kann. Anders sieht es mit Gliederungsebenen aus: Sie wirken im Hintergrund und treten nur in bestimmten Situationen in Erscheinung.

Die „üblichen“ Absätze befinden sich alle auf der Gliederungsebene „Textkörper“, und es lassen sich Listen erzeugen, bei denen alle Absätze die Gliederungsebene „Textkörper“ haben, aber mit unterschiedlichen linken Einzügen (also verschiedenen Formatierungen der Einzugsebenen, siehe oben) versehen sind. Überschriften dagegen bilden ein hierarchisches System, in dem die Kapitelüberschrift z. B. zur Gliederungsebene 1 gehört, die Unterkapitelüberschrift zur Gliederungsebene 2, die Unterunterkapitelüberschrift zur Gliederungsebene 3 usw. Trotzdem haben alle diese Überschriften üblicherweise denselben linken Einzug, nämlich keinen. Die Gliederungsebenen von Überschriften sind in erster Linie nicht für die Optik wichtig, vielmehr sind sie von entscheidender Bedeutung z. B. für die automatische Erzeugung von Inhaltsverzeichnissen und für die Nutzung der Gliederungs- und Navigationsfunktionen von Word.

Bild 8: Definition der Formatvorlage „Überschrift 2“ (links) und zugehörige Einstellung zur Gliederungsebene (rechts)

Bild 9: Beim Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses (links) kann auf die Gliederungsebenen zurückgegriffen werden (rechts).

Absätze, denen Gliederungsebenen zugewiesen wurden, sind automatisch Teil eines hierarchischen Systems. Es gibt über- und untergeordnete Absätze. Zu erkennen ist das am besten im Navigationsbereich und in der Gliederungsansicht (Bilder 10 und 11).

Im Navigationsbereich zeigen sich Gliederungsebenen optisch: Je höher die Nummer einer Gliederungsebene ist (das heißt: je tiefer in der Hierarchie sie steht), desto mehr ist die jeweilige Überschrift eingezogen. Diese Einzugsebenen haben aber nichts mit denen zu tun, die per Absatzformatierung eingestellt werden. Die im Navigationsbereich zu sehenden Einzüge gelten nur hier; ihre Werte lassen sich nicht vom Nutzer beeinflussen.

Darüber hinaus können die Gliederungsebenen auf- und zugeklappt (erweitert und reduziert) werden. Beim Zuklappen werden die hierarchisch tiefer stehenden Ebenen ausgeblendet, beim Aufklappen werden sie eingeblendet. So kann man sich einen guten Überblick über den Inhalt des Dokuments verschaffen oder eine bestimmte Stelle detaillierter ansehen.

In der Navigationsansicht werden alle Gliederungsebenen angezeigt, bis auf die Gliederungsebene „Textkörper“. Das heißt, die eigentlichen Texte sind hier (in der Regel) nicht zu sehen, sondern nur Überschriften.

Darüber hinaus kann eine Ebene angeklickt und bei festgehaltener linker Maustaste nach oben oder unten verschoben werden; beim Loslassen der Maustaste ordnet sich die Ebene an der entsprechenden Stelle ein. Vom Verschieben ist nicht nur die zugehörige Überschrift betroffen, sondern auch der gesamte Text, der an ihr „dranhängt“. Das heißt, alle untergeordneten Überschriften und die zu ihnen gehörenden Text-Absätze werden mitverschoben. Damit lässt sich die Gliederung eines Dokuments rasch und sicher verändern.

Bild 10: Ausschnitt aus dem Navigationsbereich eines Word-Dokuments, in dem Gliederungsebenen vergeben wurden. Die von Gliederungsebene zu Gliederungsebene unterschiedlichen Einzüge sind deutlich zu sehen. Das kleine Dreieck vor einer Überschrift dient zum Auf- und Zuklappen (oder im Word-Jargon: Erweitern und Reduzieren) einer Ebene.

Noch einen Schritt weiter geht die Gliederungsansicht: In ihr werden nicht nur Überschriften angezeigt, sondern auch der zugehörige Text, also die Gliederungsebene „Textkörper“. Was in der Navigationsansicht das Aus- und Einklappen (oder Auf- und Zuklappen bzw. Erweitern und Reduzieren) von Ebenen, ist in der Gliederungsansicht das Ein- und Ausblenden von Ebenen oder genauer: des Inhalts von Ebenen. Da auch die Gliederungsebene „Textkörper“ angezeigt wird, ist es möglich, einzelne Absätze „anzufassen“ und zu verschieben. Das ist ein großer Vorteil gegenüber dem Arbeiten in der Drucklayout- oder Entwurfsansicht, denn in diesen beiden Ansichten müsste ein Absatztext erst markiert, dann ausgeschnitten und an der Zielstelle eingefügt werden. Das Verschieben in der Gliederungsansicht geht schneller und ist sicherer.

Die Hierarchie der Ebenen zeigt sich in der Gliederungsansicht u. a. daran, dass beim Ausblenden einer Ebene sämtliche untergeordneten Ebenen mitausgeblendet werden; und beim Einblenden einer Ebenen wird automatisch der Inhalt aller untergeordneten Ebenen angezeigt. Hierarchisch untergeordnete Ebenen sind gegenüber den übergeordneten eingerückt, auch wenn in der zugehörigen Absatzformatierung kein Einzug eingestellt ist. Die Gliederungansicht arbeitet also mit eigenen Einzugsebenen. Sie haben Standardwerte, die sich vom Nutzer nicht verändern lassen.

Darüber hinaus können mit einem einzigen Befehl alle hierarchisch zusammengehörenden Absätze auf einmal markiert (und entmarkiert) werden, was z. B. zum Zuweisen von Formatierungen genutzt werden kann.

Die Gliederungsansicht spielt auch beim Arbeiten mit Zentral- und Filialdokumenten eine wichtige Rolle, wobei dann neben den Gliederungsbefehlen noch andere Funktionen zum Einsatz kommen.

Bild 11: Gliederungsansicht eines Word-Dokuments, in dem Gliederungsebenen vergeben wurden. Gut zu erkennen sind die Einzüge der hierarchisch untergeordneten Absätze. Mit den Plus-Icons links neben den Absätzen lassen sich hierarchisch zusammengehörende Absätze auf einmal markieren oder verschieben. In der Gruppe „Gliederungstools“ im Menüband sind einige Befehle zu finden, die direkt auf die Gliederungsebenen zugreifen. Damit können Ebenen neu zugewiesen oder Absätze ein- und ausgeblendet werden.

Inhaltsverzeichnisebenen

In Word lässt sich über die Funktion „Inhaltsverzeichnis“ automatisch ein Inhaltsverzeichnis (IHV) erzeugen. Ein solches IHV ist ein Feld. Normalerweise wird der Inhalt des Feldes angezeigt, also der Text des IHV, Sie können aber mit der Tastenkombination <Alt-F9> die Syntax des Feldes zur Ansicht bringen, dann sehen Sie z. B. Folgendes : { TOC \o \h \z }. Daran wird deutlich, dass es sich um das TOC-Feld handelt, also das Feld „Table of Contents“. Auf die Syntax möchte ich hier nicht weiter eingehen, mir kommt es darauf an, dass Sie die Feldeigenschaft des IHV erkennen. Nur weil es ein Feld ist, kann es automatisch erzeugt und aktualisiert werden.

Aufgepasst:
Wie bei allen Feldern, darf auch beim IHV der angezeigte Feldinhalt nicht bearbeitet werden, denn bei einer erneuten Aktualisierung wird die Bearbeitung überschrieben. Wie Sie den Feldinhalt trotzdem bearbeiten können, falls es einmal nötig sein sollte, können Sie in allen besseren Word-Handbüchern nachlesen.

Formatvorlagen und IHV-Ebenen

Damit der Automatismus klappt, muss Word auf bestimmte Informationen zugreifen, die in den Überschriften stecken. Als Anwender haben Sie die Möglichkeit, die Art des Zugriffs zu beeinflussen. Wird im Dialogfenster „Inhaltsverzeichnis“ die Schaltfläche „Optionen“ betätigt, geht das im rechten Teil des Bildes 9 gezeigte Optionen-Fenster auf, in dem eine Zuordnung von Überschriften zu IHV-Ebenen vorgenommen werden kann. Mit jeder IHV-Ebene ist automatisch eine bestimmte Absatz-Formatvorlage verbunden. Standardmäßig ist die Zuordnung wie folgt:

Überschrift-Formatvorlage IHV-Ebene IHV-Formatvorlage
Überschrift 1 1 Verzeichnis 1
Überschrift 2 2 Verzeichnis 2
Überschrift 3 3 Verzeichnis 3
Überschrift 4 4 Verzeichnis 4
usw.

Das System der Zuordnung ist aber nicht in jeder Hinsicht fest. Vielmehr können beliebige andere Zuordnungen von Überschrift-Formatvorlagen zu IHV-Ebenen getroffen werden, beispielsweise Überschrift 2 zu IHV-Ebene 1,  Überschrift 3 zu IHV-Ebene 2 usw. Es müssen noch nicht einmal Überschrift-Formatvorlagen verwendet werden, sondern es können irgendwelche anderen Absatz-Formatvorlagen als Ausgangspunkt dienen. Die IHV-Ebenen jedoch sind immer fest mit den IHV-Formatvorlagen „verdrahtet“.

IHV-Ebenen und Gliederungsebenen

Daneben lassen sich die IHV-Ebenen auch direkt mit den Gliederungsebenen verbinden, und zwar indem im Optionen-Fenster die Checkmarke „Gliederungsebenen“ gesetzt wird (siehe Bild 9). Eigentlich ist es sogar so, dass beide Checkmarken, die für „Formatvorlagen“ und die für „Gliederungsebenen“, standardmäßig gesetzt sind. Probieren Sie einmal aus, was passiert, wenn Sie die Checkmarke bei „Formatvorlagen“ wegnehmen und die bei „Gliederungsebenen“ lassen. Wahrscheinlich werden Sie keinen Unterschied feststellen. Das liegt daran, dass die in Word eingebauten Überschrift-Formatvorlagen alle automatisch  mit einer bestimmten Gliederungsebene versehen sind (siehe oben Abschnitt „Gliederungsebenen“). Arbeiten Sie jedoch mit selbst-definierten Überschrift-Formatvorlagen, haben Sie die Wahl, ob Sie diese ebenfalls mit Gliederungsebenen versehen wollen oder nicht. Je nachdem, wie Sie entschieden haben, können dann die Checkmarken „Formatvorlagen“ und „Gliederungsebenen“ zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.

Anders als bei der Verbindung zwischen Absatz-Formatvorlagen und IHV-Ebenen, lässt sich die Verbindung zwischen Gliederungsebenen und IHV-Ebenen nicht beeinflussen, es gilt immer: Gliederungsebene 1 -> IHV-Ebene 1, Gliederungsebene 2 -> IHV-Ebene 2 usw. Welche Textinhalte in ein IHV wandern, können Sie aber dadurch steuern, dass Sie Absätzen bestimmte Gliederungsebenen zuweisen. Dazu müssen Sie nicht unbedingt die Definition einer Formatvorlage ändern (siehe oben), sondern Sie können einfach das Absatzformatierungsfenster öffnen und hier eine Gliederungsebene einstellen.

Die Verzeichnis-Formatvorlagen

Zur Formatierung eines IHV setzt Word die Formatvorlagen „Verzeichnis 1“, „Verzeichnis 2“ ein. Diese können wie alle Formatvorlagen geändert werden. Dazu rufen Sie das Fenster für die Formatvorlagen-Definition auf und stellen die Werte wie gewünscht ein. Ich nehme in der Tat eine Änderung immer vor: Den rechten Einzug stelle ich auf 1 cm. Damit wird verhindert, dass lange Überschriften im IHV bis zum rechten Rand laufen, vielmehr werde sie vorher umbrochen. Die Seitenzahlen stehen üblicherweise rechtsbündig und sind dann immer klar und „für sich allein“ sichtbar, ohne von Text in der Zeile darüber oder auch darunter optisch verdeckt zu werden.

Fazit zu IHV-Ebenen:
Überschrift-Formatvorlagen, Gliederungsebenen und IHV-Ebenen lassen verschiedene Kombinationen zu und geben so große Freiheit bei der Erzeugung und Gestaltung von Inhaltsverzeichnissen.

Indexebenen

Wenn Sie in Word die Funktion „Index einfügen“ verwenden, kommt an der Stelle, an der der Cursor blinkt (meistens macht man das am Ende eines Dokuments), der Index zum Vorschein. Wie das IHV ist auch der Index ein Feld. Seine Syntax (anzuschauen nach <Alt-F9>) lautet standardmäßig { INDEX \c „2“ \z „1031“}. Von der Syntax abgesehen, auf die hier nicht weiter eingegangen wird, erklärt die Feldeigenschaft an sich wieder, weshalb der Index automatisch erzeugt und automatisiert werden kann. Dabei wendet Word eingebaute Formatvorlagen an, um die Ebenen des Index zu formatieren. Die Formatvorlagen „Index 1“ und „Index 2“ sind so angelegt (linker Einzug und hängender Einzug), dass optisch auch ohne spezielle Aufzählungszeichen (wie Spiegelstriche) erkannt werden kann, ob es sich um einen Haupt- oder Untereintrag handelt.

Bild 12: Die Register-Absatz-Formatvorlagen „Index 1“ und „Index 2“ besitzen unterschiedliche Einzüge.

Über die zugeordneten Formatvorlagen (deren Definition verändert werden kann) lässt sich das Aussehen des Index beeinflussen. Mehr Einflussmöglichkeiten auf die Gestaltung der Indexebenen gibt es nicht.

Vergleich einiger wichtigen Eigenschaften der verschiedenen Ebenentypen in der Textschicht

Einzugsebenen Listenebenen Gliederungsebenen IHV-Ebenen Indexebenen
äußere Absatzformatierung x x nur in Navigationsbereich und Gliederungsansicht x x
innere, strukturelle Absatzformatierung x x x
mit Feld-Funktion verbunden möglich (LISTNUM-Feld) x x
mit welchen anderen Ebenentypen kombinierbar Listenebenen, Gliederungsebenen, IHV-Ebenen, Indexebenen Einzugsebenen Einzugsebenen, IHV-Ebenen Einzugsebenen,
Gliederungsebenen
Einzugsebenen
mit Gliederung und Navigation verbunden x
mit Listen-Formatvorlagen verbunden  möglich x

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Das ListNum-Feld – Teil 1

Vorbemerkung

Die beiden Felder SEQ und LISTNUM eröffnen über die gewohnten Methoden hinaus weitere Möglichkeiten, Nummerierungen in Word vorzunehmen. Die Anwendung des SEQ-Feldes ist verhältnismäßig einfach und klar, man muss lediglich streng systematisch vorgehen und etwas Fleiß aufbringen. Ganz anders ist die Situation beim LISTNUM-Feld. Es kommt sozusagen aus den Tiefen von Word und verlangt daher auch, dass man bereit ist, sich mit eher abstrakten, fast schon in das Programmieren hineingehenden Überlegungen zu beschäftigen. Andererseits fügt dieses Feld dem Thema „Nummerierung“ eine vollkommen neue Dimension hinzu.

Wichtig: Im Unterschied zum SEQ-Feld wirkt das LISTNUM-Feld bei automatisch vergebenen und automatisch zu aktualisierenden Nummern, d. h. bei mit ihm selbst erzeugten Nummern und bei denjenigen, die mit Listen-Formatvorlagen erzeugt wurden (z. B. den Überschriftennummern der in Word integrierten Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw.). Dagegen können Nummern, die mit dem SEQ-Feld erzeugt wurden (z. B. Abbildungsnummern) nicht mit dem LISTNUM-Feld beeinflusst werden, d. h., sie lassen sich nur manuell oder semiautomatisch aktualisieren (siehe SEQ-Feld).

Trotz seiner Abstraktheit lohnt es sich meiner Meinung nach, Funktion und Anwendungen des LISTNUM-Feldes anzuschauen. Denn mit ihm können z. B. schwierige Nummerierungsprobleme gelöst oder neue Szenarien zum Nummerieren eröffnet werden. Wenn Sie schon immer das Thema „Nummerierung in Word“ richtig verstehen wollten, dann kommen Sie an zwei Dingen nicht vorbei: Listen-Formatvorlagen und LISTNUM-Feld. Beide sind eng miteinander verknüpft. Zu Listen-Formatvorlagen werde ich in separaten Beiträgen alles Wichtige schreiben; bis dahin möchte ich Sie auf mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ verweisen..

Übersicht und Hinführung

Das LISTNUM-Feld kann an verschiedenen Stellen in Word zum Einsatz kommen und seine teilweise erstaunliche Wirkung entfalten:

  • zum Nummerieren von Überschriften
  • zum Nummerieren von Listen im Text
  • zum Nummerieren beliebiger Stellen im Text
  • zum Triggern eines Nummerierungsstarts.

Nummerieren und Triggern sind zwei vollkommen verschiedene Verwendungen des LISTNUM-Feldes.

  • Nummerieren bedeutet,
    • dass die Nummer mit dem LISTNUM-Feld direkt erzeugt wird und im Text zu sehen ist
    • oder dass die Nummer per Listen-Formatvorlage und mit ihr verbunden Absatz-Formatvorlagen indirekt erzeugt wird, aber ebenfalls im Text zu sehen ist.

    Triggern heißt,

    • dass in einem existierenden Nummerierungssystem (z. B. mit Listen-Formatvorlagen erzeugt) die Nummerierung an einer gewählten Stelle im Dokument auf einen bestimmten Wert festgelegt wird; die Festlegung erfolgt indirekt durch ein vorgeschaltetes LISTNUM-Feld.
    • Triggern heißt darüber hinaus, dass die Trigger-Nummer selbst das Zeichenformat „Ausgeblendet“ haben sollte, damit sie nicht zu sehen ist und das Layout nicht stört.

    Beim Nummerieren sollte immer der Name des Nummerierungslaufs angegeben werden (Näheres dazu unten), beim Triggern kann mit oder ohne Angabe des Nummerierungslaufs gearbeitet werden, wobei aber ganz klar auch hier besser immer ein Name verwendet werden sollte.

    Um zu verstehen, was das bedeutet, schauen wir uns zunächst die Syntax des ListNum-Feldes an:

    { LISTNUM [„Name“] [Schalter] }

    „Name“ ist der Name des Nummerierungslaufs, für den die Schalter gelten sollen; der Name muss nur in bestimmten Fällen angegeben werden (beim Erzeugen von Nummern ja, beim Triggern nicht unbedingt).

    „Schalter“ sind weitere Angaben zur Steuerung der Nummerierung:

    • \l gibt die Ebene an (z. B. \l 2 für Ebene 2), auf die das LISTNUM-Feld wirken soll .
    • \s gibt den Startwert für das Feld an; es muss sich immer um eine ganze Zahl handeln, also z. B. \s 1 für Startwert 1.

    Die Schalter müssen nach dem Namen stehen (falls ein Name verwendet wird), die anschließende Reihenfolge der Schalter ist unwichtig (es ginge also \l 2 \s 1 genauso wie \s 1 \l 2). Zwischen der Schalterbezeichnung (\l oder \s) und der nachfolgenden Zahl muss immer ein Blank stehen.

    Die geschweiften Klammern des LISTNUM-Feldes entstehen automatisch, sobald das Feld in das Word-Dokument eingefügt wird. Der Standardweg des Einfügens verläuft über

    Menüband [EINFÜGEN – SCHNELLBAUSTEINE – FELD],

    dann Auswählen des LISTNUM-Feldes.

    Um den Effekt des Einfügens zu sehen, sollte die Ansicht auf „Feldansicht“ umgeschaltet sein. Am einfachsten geht das mit der Tastenkombination <Alt-F9>. Erneutes Betätigen von <Alt-F9> schaltet die Feldansicht aus und zeigt den Feldinhalt (beim LISTNUM-Feld die erzeugte Nummer) an.

    Nummerieren mit dem LISTNUM-Feld

    Standardverhalten

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Buch zu „Dokument- und Formatvorlagen“

Mein Buch zu „Dokument- und Formatvorlagen“ ist erschienen:

Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010. tredition, Hamburg 2017.
528 Seiten. ISBN-13: 978-3743968974.
Nähere Information: Beitrag „Dokument- und Formatvorlagen“

Das SEQ-Feld – Teil 3 (Absätze)

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Beispiel 3: Absatznummerierung

In Word kann neben der üblichen Absatznummerierung per Listen bzw. Listen-Formatvorlagen auch mit dem SEQ-Feld nummeriert werden. Wie das bei Überschriften (die ja letztlich auch nur Absätze sind) geht, wird im Teil 1 beschrieben. Bei Absätzen im Dokumenttext kann das SEQ-Feld ebenfalls sehr gute Dienste zur Nummerierung leisten. Einfach die mit den üblichen Mitteln zu erreichende Nummerierung durch eine SEQ-Nummerierung zu ersetzen, soll aber nicht das Ziel der Betrachtung sein. Vielmehr möchte ich Ihnen eine Nummerierungsmethode vorstellen, die zu ähnlichen Ergebnissen führt wie die Zeilennummerierung. Letztere kann über die Einstellungen zum Seitenlayout (SEITE EINRICHTEN – ZEILENNUMMERN) sozusagen hinzugeschaltet werden mit dem Ergebnis, dass die Zeilennummern auf dem Rand stehen und das Layout nicht stören.

Manchmal kommt der Wunsch auf, Absätze ebenfalls durchzunummerieren (z. B. alle Absätze eines Kapitels) und die Nummern auf den Rand zu stellen. „Auf den Rand stellen“ bedeutet in diesem Fall, dass die Marginalienfunktion von Word genutzt wird. Das Gute daran: Mit Marginalientext, der auf diese Weise erzeugt wird, können Nummern auf dem Rand vergeben werden, die Absätze sogar zusätzlich zu anderen, evtl. schon vorhandenen Nummern durchnummerieren. D. h., auch ein Listenabsatz, der z. B. die Nummer 5 trägt, kann zusätzlich auf dem Rand eine Nummer erhalten, die z. B. angibt, um den wie vielten Absatz im Kapitel es sich handelt, also etwa 3.2 für Laufnummer 2 im 3. Kapitel.

Das Ergebnis für den 2. Absatz des Kapitels 3 sähe dann wie folgt aus:

Bild 1: Nummerierung eines Listenabsatzes mit der Marginalienfunktion und dem SEQ-Feld. Links ist die per SEQ-Feld erzeugte Absatznummerierung zu sehen (in diesem Fall: 3.2)

Marginalien können in Word mit Positionsrahmen erzeugt werden. Seit Word 2010 sind Positionsrahmen Teil der Definition von Absatz-Formatvorlagen. Gegenüber Textrahmen, die als Alternative in Betracht kämen, haben sie den großen Vorteil, in der Textebene zu liegen, während Textrahmen immer in einer Ebene vor (oder „oberhalb“) des Textes liegen. In Positionsrahmen können Felder genauso verwendet werden wie im normalen Text. Das geht bei Textrahmen nicht. Daher kann man z. B das SEQ-Feld in einen Positionsrahmen stecken. Die Anordnung des Rahmens (z. B. horizontaler Abstand vom eigentlichen Fließtext) lässt sich bequem und genau einstellen. Positionsrahmen sind absolut stabil, bleiben also immer mit dem jeweiligen Absatz, der als Anker dient, verbunden und verschieben sich mit ihm, wenn es Layoutänderungen gibt.

Im ersten Positionsrahmen (also der ersten Marginalie) eines Kapitels stünde folgender „Text“ (genauer: Feldinhalt):

{SEQ u1 \c}.{SEQ abs \r 1}

und im  zweiten und allen nachfolgenden Positionsrahmen desselben Kapitels:

{SEQ u1 \c}.{SEQ abs \n}.

Dabei ist u1 der Name des Nummerierungslaufs, der für die Nummerierung der Kapitel genommen wurde; \c holt die aktuelle Kapitelnummer.  abs ist der Name des Nummerierungslaufs, mit dem die Absätze im jeweiligen Kapitel durchgezählt werden; mit \r 1 wird dem ersten Absatz die Nummer 1 zugewiesen, mit \n werden die weiteren Absatznummern hochgezählt (2, 3, 4 usw.). Im Fall des 2. Absatzes von Kapitel 3 führt das zu dem in Bild 1 gezeigten Ergebnis.

Genutzt wird hier, dass man mit dem SEQ-Feld jede beliebige Nummerierungsart erzeugen kann; auch die Kombination mehrerer Nummern (etwa Kapitelnummer und Absatznummer) ist möglich. Ein Beispiel zur Kombination von Kapitel- und Unterkapitelnummer wird im Teil 2 (Kolumnentitel) gegeben.

Auch Aufzählungen können auf diese Weise nummeriert werden. Es ist also kein Problem, so etwas wie im nachfolgenden Bild zu erzeugen.

Bild 2: Nummerierung einer Aufzählung mit der Marginalienfunktion und dem SEQ-Feld.

Das dazu verwendete SEQ-Feld sähe wieder genauso aus wie oben: {SEQ u1 \c}.{SEQ abs \n}.

Um es nochmal deutlich zu machen: Indem man das SEQ-Feld in Positionsrahmen steckt, können beliebige Absätze eines Dokuments oder von Teilen davon (etwa von Kapiteln oder Abschnitten) nummeriert werden. Die meiste Arbeit steckt im Anbringen der Positionsrahmen an den Anfängen der Absätze. Dazu muss vor jedem Absatz eine Leerzeile erzeugt und ihr eine Formatvorlage zugewiesen werden, in der der Positionsrahmen definiert wurde. Näheres zu Positionsrahmen ist in einem eigenen Beitrag zu finden.

Um sich die Arbeit insgesamt zu erleichtern, kann man das Anbringen des Positionsrahmens und das Befüllen mit dem SEQ-Feld in ein kleines Makro packen. Zu Makros später mehr in einem separaten Beitrag.

Wer mehr zum Thema wissen möchte, dem sei mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ empfohlen.

zu Teil 1 (Überschriften)

zu Teil 2 (Kolumnentitel)

Das SEQ-Feld – Teil 2 (Kolumnentitel)

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Beispiel 2: Kolumnentitel

Es sollen zwei Fälle betrachtet werden:

a) Überschriften wurden mit dem SEQ-Feld nummeriert

b) Überschriften wurden per Listenformatvorlage nummeriert, aber es wurde nicht mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen gearbeitet

Fall a

Wurden die Überschriften in Word per SEQ-Feld nummeriert, kommt man im Kolumnentitel nicht mit einem der Verweisfelder (REF oder STYLEREF) an die Nummer heran. Um trotzdem automatische Nummern im Kolumnentitel nutzen zu können, braucht man einfach nur erneut das SEQ-Feld einzusetzen.

Die Aufgabe, den Überschriftentext in den Kolumnentitel zu holen, kann das STYLEREF-Feld übernehmen. Vor diesem Feld wird zusätzlich das SEQ-Feld in den Kolumnentitel eingebaut. Das heißt, beide Felder, SEQ und STYLEREF, stehen im Kolumnentitel nebeneinander.

Im Falle einer Überschrift 1. Ordnung könnte der Kolumnentitel also wie folgt aussehen:

{SEQ u1 \c} {StyleRef „df_u1_zeichen“ \*Mergeformat}

Dabei bezeichnet „u1“ im SEQ-Feld den Namen des Nummerierungslaufs (der Name kann beliebig gewählt werden), und „df_u1_zeichen“ ist der Name der Zeichen-Formatvorlage für die Zeichen einer Überschrift 1. Ordnung. Wie Sie im Beitrag zu Kolumnentiteln in Word (folgt später) nachlesen können, sollte im Kolumnentitel auf Zeichen-, nicht auf Absatz-Formatvorlagen Bezug genommen werden.

Das Ergebnis könnte lauten:

12 Umsetzung in die Praxis

Bei einer Überschrift 2. Ordnung ergäbe sich der Kolumnentitel

{SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \c} {StyleRef „df_u2_zeichen“ \*Mergeformat}

mit dem (beispielhaften) Ergebnis

12.2 Layouten mit Word

Der Schalter \c im SEQ-Feld holt die aktuelle Nummer der „Nummerierungsläufe“ u1 bzw. u2 in den Kolumnentitel.

Fall b

Überschriften können immer per Listenformatvorlage nummeriert werden, auch wenn nicht mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen (ÜFV)  gearbeitet wurde. Die in Word integrierten ÜFV sind die bekannten „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. Selbstdefinierte ÜFV können z. B. die Namen u1, u2, u3 usw. haben und alle Kriterien erfüllen, die an ÜFV gestellt werden. Durch ihre Unabhängigkeit von allen Voreinstellungen (auch z. B. von der Normal.dotm) bieten sie eine deutlich höhere Anwendungssicherheit als die integrierten ÜFV. Im Vergleich zu den integrierten ÜFV haben sie allerdings den Nachteil, dass man mit einem der Verweisfelder (REF oder STYLEREF) nicht an die Nummer herankommt, die sie per Listenformatvorlage zugewiesen bekommen haben.

Die Idee drängt sich auf, zur automatischen Nummernvergabe im Kolumnentitel mit dem SEQ-Feld zu arbeiten. Dabei ist aber hinderlich, dass es jetzt, anders als im oben geschilderten Fall a, keine Nummer im Haupttext gibt, auf die mit dem Schalter \c Bezug genommen werden kann. Man könnte versuchen, die Nummer im Kolumnentitel per SEQ-Feld mit dem Schalter \r zu erzeugen; das funktioniert aber nicht, weil dieser Schalter nur im Haupttext erlaubt ist.

Die Lösung liegt natürlich auf der Hand: Im Haupttext müssen zusätzlich zu den bereits vorhandenen Überschriftnummern weitere Nummern mit dem SEQ-Feld und dem Schalter \r erzeugt werden. Benötigt werden SEQ-Felder für Überschriften 1. und 2. Ordnung, weil nur auf solche im Kolumnentitel Bezug genommen wird (Näheres im separaten Beitrag zu Kolumnentiteln).

Die Haupttext-SEQ-Felder werden am besten am Ende des jeweiligen Überschrift-Absatzes (also direkt im Anschluss des Überschrift-Textes) eingebaut. Damit sie nicht stören, müssen sie mit dem Schriftformat „Ausgeblendet“ formatiert werden. Die SEQ-Nummerierung folgt den Hinweisen im ersten Teil der Beitragsreihe zum SEQ-Feld.

Nun kann im Kolumnentitel wie unter Fall a beschrieben mit dem SEQ-Feld und dem Schalter \c gearbeitet werden.

Die doppelte Nummerierung, die bei diesem Verfahren benötigt wird, ist zwar aufwändig, aber der Aufwand hält sich in Grenzen. Man kann fragen, weshalb die Nummerierung der Überschriften nicht einfach ausschließlich auf SEQ-Felder umgestellt wird. Doch das würde einen starken Eingriff in das vorhandene und wahrscheinlich perfekt funktionierende Listenformatvorlagen-Nummernsystem bedeuten. Eine Umstellung wäre mit Sicherheit deutlich aufwändiger als die zusätzliche (und völlig unabhängige) SEQ-Feld-Nummerierung.

Wer mehr zum Thema wissen möchte, dem sei mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ empfohlen.

zu Teil 1 (Überschriften)

zu Teil 3 (Nummerierung von Absätzen)

Das SEQ-Feld – Teil 1 (Überschriften)

Programm: Word

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Im ersten Teil zum Thema SEQ-Feld wird seine Verwendung in Überschriften beschrieben. Der zweite Teil widmet sich dem Einsatz in Kolumnentiteln und im dritten Teil geht es um die Absatznummerierung per SEQ-Feld.

Ein Mittelweg zwischen manueller und vollautomatischer Nummerierung von Überschriften in Word ist die Nummerierung mit dem SEQ-Feld. Eine vollautomatische Nummerierung ist per Listen-Formatvorlagen oder auch mit dem ListNum-Feld möglich. Auf diese beiden Wegen gehe ich in späteren Beiträgen ein. Das „Vollautomatische“ dabei ist die Tatsache, dass solche Nummern sofort nach der Eingabe den aktuellen Wert zeigen. Beim SEQ-Feld muss dagegen mit dem Befehl F9 eine Aktualisierung ausgelöst werden (ähnlich wie beim Inhaltsverzeichnis).

Das SEQ-Feld ist eigentlich zur Nummerierung von Abbildungen und Tabellen gedacht, z. B. in der Funktion BESCHRIFTUNG EINFÜGEN. Näheres dazu kann in jedem besseren Handbuch zu Word nachgelesen werden, es wird später aber auch einen separaten Beitrag dazu geben.

Das SEQ-Feld kann darüber hinaus auch für beliebig andere Nummerierungszwecke verwendet werden, u. a. für Überschriften.

Syntax des SEQ-Feldes

Die Syntax des SEQ-Feldes sieht folgendermaßen aus:

{ SEQ [Bezeichnung des Nummerierungslaufs] [Schalter] }

Die Bezeichnung des Nummerierungslaufs kann irgendwie lauten, etwa u1, wenn man damit einen Lauf benennen möchte, der in Überschriften erster Ordnung angewendet wird, oder abs, wenn es um einen Lauf geht, der allgemein Absätze betrifft. Man könnte aber auch xyz oder Frodo als Bezeichnung wählen, wenn sichergestellt ist, dass man immer weiß, was damit gemeint ist.

Die Schalter geben an, wie die SEQ-Funktion wirken soll. Folgende Schalter sind möglich:

  • \c Wiederholt die

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