Seminarreihe „Word“ 2020 in Frankfurt

Für den Verband der freien Lektorinnen und Lektoren (VfLL) veranstalte ich 2020 eine Reihe von Word-Seminaren in Frankfurt/M.

26./27.3.2020  Word I – der Einstieg (Anmeldeschluss: 28.2.2020). Näheres mehr lesen

Das ListNum-Feld – Teil 1

Vorbemerkung

Die beiden Felder SEQ und LISTNUM eröffnen über die gewohnten Methoden hinaus weitere Möglichkeiten, Nummerierungen in Word vorzunehmen. Die Anwendung des SEQ-Feldes ist verhältnismäßig einfach und klar, man muss lediglich streng systematisch vorgehen und etwas Fleiß aufbringen. Ganz anders ist die Situation beim LISTNUM-Feld. Es kommt sozusagen aus den Tiefen von Word und verlangt daher auch, dass man bereit ist, sich mit eher abstrakten, fast schon in das Programmieren hineingehenden Überlegungen zu beschäftigen. Andererseits fügt dieses Feld dem Thema „Nummerierung“ eine vollkommen neue Dimension hinzu.

Wichtig: Im Unterschied zum SEQ-Feld wirkt das LISTNUM-Feld bei automatisch vergebenen und automatisch zu aktualisierenden Nummern, d. h. bei mit ihm selbst erzeugten Nummern und bei denjenigen, die mit Listen-Formatvorlagen erzeugt wurden (z. B. den Überschriftennummern der in Word integrierten Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw.). Dagegen können Nummern, die mit dem SEQ-Feld erzeugt wurden (z. B. Abbildungsnummern) nicht mit dem LISTNUM-Feld beeinflusst werden, d. h., sie lassen sich nur manuell oder semiautomatisch aktualisieren (siehe SEQ-Feld).

Trotz seiner Abstraktheit lohnt es sich meiner Meinung nach, Funktion und Anwendungen des LISTNUM-Feldes anzuschauen. Denn mit ihm können z. B. schwierige Nummerierungsprobleme gelöst oder neue Szenarien zum Nummerieren eröffnet werden. Wenn Sie schon immer das Thema „Nummerierung in Word“ richtig verstehen wollten, dann kommen Sie an zwei Dingen nicht vorbei: Listen-Formatvorlagen und LISTNUM-Feld. Beide sind eng miteinander verknüpft. Zu Listen-Formatvorlagen werde ich in separaten Beiträgen alles Wichtige schreiben; bis dahin möchte ich Sie auf mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ verweisen..

Übersicht und Hinführung

Das LISTNUM-Feld kann an verschiedenen Stellen in Word zum Einsatz kommen und seine teilweise erstaunliche Wirkung entfalten:

  • zum Nummerieren von Überschriften
  • zum Nummerieren von Listen im Text
  • zum Nummerieren beliebiger Stellen im Text
  • zum Triggern eines Nummerierungsstarts.

Nummerieren und Triggern sind zwei vollkommen verschiedene Verwendungen des LISTNUM-Feldes.

  • Nummerieren bedeutet,
    • dass die Nummer mit dem LISTNUM-Feld direkt erzeugt wird und im Text zu sehen ist
    • oder dass die Nummer per Listen-Formatvorlage und mit ihr verbunden Absatz-Formatvorlagen indirekt erzeugt wird, aber ebenfalls im Text zu sehen ist.

    Triggern heißt,

    • dass in einem existierenden Nummerierungssystem (z. B. mit Listen-Formatvorlagen erzeugt) die Nummerierung an einer gewählten Stelle im Dokument auf einen bestimmten Wert festgelegt wird; die Festlegung erfolgt indirekt durch ein vorgeschaltetes LISTNUM-Feld.
    • Triggern heißt darüber hinaus, dass die Trigger-Nummer selbst das Zeichenformat „Ausgeblendet“ haben sollte, damit sie nicht zu sehen ist und das Layout nicht stört.

    Beim Nummerieren sollte immer der Name des Nummerierungslaufs angegeben werden (Näheres dazu unten), beim Triggern kann mit oder ohne Angabe des Nummerierungslaufs gearbeitet werden, wobei aber ganz klar auch hier besser immer ein Name verwendet werden sollte.

    Um zu verstehen, was das bedeutet, schauen wir uns zunächst die Syntax des ListNum-Feldes an:

    { LISTNUM [„Name“] [Schalter] }

    „Name“ ist der Name des Nummerierungslaufs, für den die Schalter gelten sollen; der Name muss nur in bestimmten Fällen angegeben werden (beim Erzeugen von Nummern ja, beim Triggern nicht unbedingt).

    „Schalter“ sind weitere Angaben zur Steuerung der Nummerierung:

    • \l gibt die Ebene an (z. B. \l 2 für Ebene 2), auf die das LISTNUM-Feld wirken soll .
    • \s gibt den Startwert für das Feld an; es muss sich immer um eine ganze Zahl handeln, also z. B. \s 1 für Startwert 1.

    Die Schalter müssen nach dem Namen stehen (falls ein Name verwendet wird), die anschließende Reihenfolge der Schalter ist unwichtig (es ginge also \l 2 \s 1 genauso wie \s 1 \l 2). Zwischen der Schalterbezeichnung (\l oder \s) und der nachfolgenden Zahl muss immer ein Blank stehen.

    Die geschweiften Klammern des LISTNUM-Feldes entstehen automatisch, sobald das Feld in das Word-Dokument eingefügt wird. Der Standardweg des Einfügens verläuft über

    Menüband [EINFÜGEN – SCHNELLBAUSTEINE – FELD],

    dann Auswählen des LISTNUM-Feldes.

    Um den Effekt des Einfügens zu sehen, sollte die Ansicht auf „Feldansicht“ umgeschaltet sein. Am einfachsten geht das mit der Tastenkombination <Alt-F9>. Erneutes Betätigen von <Alt-F9> schaltet die Feldansicht aus und zeigt den Feldinhalt (beim LISTNUM-Feld die erzeugte Nummer) an.

    Nummerieren mit dem LISTNUM-Feld

    Standardverhalten

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Buch zu „Dokument- und Formatvorlagen“

Mein Buch zu „Dokument- und Formatvorlagen“ ist erschienen:

Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010. tredition, Hamburg 2017.
528 Seiten. ISBN-13: 978-3743968974.
Nähere Information: Beitrag „Dokument- und Formatvorlagen“

Das SEQ-Feld – Teil 3 (Absätze)

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Beispiel 3: Absatznummerierung

In Word kann neben der üblichen Absatznummerierung per Listen bzw. Listen-Formatvorlagen auch mit dem SEQ-Feld nummeriert werden. Wie das bei Überschriften (die ja letztlich auch nur Absätze sind) geht, wird im Teil 1 beschrieben. Bei Absätzen im Dokumenttext kann das SEQ-Feld ebenfalls sehr gute Dienste zur Nummerierung leisten. Einfach die mit den üblichen Mitteln zu erreichende Nummerierung durch eine SEQ-Nummerierung zu ersetzen, soll aber nicht das Ziel der Betrachtung sein. Vielmehr möchte ich Ihnen eine Nummerierungsmethode vorstellen, die zu ähnlichen Ergebnissen führt wie die Zeilennummerierung. Letztere kann über die Einstellungen zum Seitenlayout (SEITE EINRICHTEN – ZEILENNUMMERN) sozusagen hinzugeschaltet werden mit dem Ergebnis, dass die Zeilennummern auf dem Rand stehen und das Layout nicht stören.

Manchmal kommt der Wunsch auf, Absätze ebenfalls durchzunummerieren (z. B. alle Absätze eines Kapitels) und die Nummern auf den Rand zu stellen. „Auf den Rand stellen“ bedeutet in diesem Fall, dass die Marginalienfunktion von Word genutzt wird. Das Gute daran: Mit Marginalientext, der auf diese Weise erzeugt wird, können Nummern auf dem Rand vergeben werden, die Absätze sogar zusätzlich zu anderen, evtl. schon vorhandenen Nummern durchnummerieren. D. h., auch ein Listenabsatz, der z. B. die Nummer 5 trägt, kann zusätzlich auf dem Rand eine Nummer erhalten, die z. B. angibt, um den wie vielten Absatz im Kapitel es sich handelt, also etwa 3.2 für Laufnummer 2 im 3. Kapitel.

Das Ergebnis für den 2. Absatz des Kapitels 3 sähe dann wie folgt aus:

Bild 1: Nummerierung eines Listenabsatzes mit der Marginalienfunktion und dem SEQ-Feld. Links ist die per SEQ-Feld erzeugte Absatznummerierung zu sehen (in diesem Fall: 3.2)

Marginalien können in Word mit Positionsrahmen erzeugt werden. Seit Word 2010 sind Positionsrahmen Teil der Definition von Absatz-Formatvorlagen. Gegenüber Textrahmen, die als Alternative in Betracht kämen, haben sie den großen Vorteil, in der Textebene zu liegen, während Textrahmen immer in einer Ebene vor (oder „oberhalb“) des Textes liegen. In Positionsrahmen können Felder genauso verwendet werden wie im normalen Text. Das geht bei Textrahmen nicht. Daher kann man z. B das SEQ-Feld in einen Positionsrahmen stecken. Die Anordnung des Rahmens (z. B. horizontaler Abstand vom eigentlichen Fließtext) lässt sich bequem und genau einstellen. Positionsrahmen sind absolut stabil, bleiben also immer mit dem jeweiligen Absatz, der als Anker dient, verbunden und verschieben sich mit ihm, wenn es Layoutänderungen gibt.

Im ersten Positionsrahmen (also der ersten Marginalie) eines Kapitels stünde folgender „Text“ (genauer: Feldinhalt):

{SEQ u1 \c}.{SEQ abs \r 1}

und im  zweiten und allen nachfolgenden Positionsrahmen desselben Kapitels:

{SEQ u1 \c}.{SEQ abs \n}.

Dabei ist u1 der Name des Nummerierungslaufs, der für die Nummerierung der Kapitel genommen wurde; \c holt die aktuelle Kapitelnummer.  abs ist der Name des Nummerierungslaufs, mit dem die Absätze im jeweiligen Kapitel durchgezählt werden; mit \r 1 wird dem ersten Absatz die Nummer 1 zugewiesen, mit \n werden die weiteren Absatznummern hochgezählt (2, 3, 4 usw.). Im Fall des 2. Absatzes von Kapitel 3 führt das zu dem in Bild 1 gezeigten Ergebnis.

Genutzt wird hier, dass man mit dem SEQ-Feld jede beliebige Nummerierungsart erzeugen kann; auch die Kombination mehrerer Nummern (etwa Kapitelnummer und Absatznummer) ist möglich. Ein Beispiel zur Kombination von Kapitel- und Unterkapitelnummer wird im Teil 2 (Kolumnentitel) gegeben.

Auch Aufzählungen können auf diese Weise nummeriert werden. Es ist also kein Problem, so etwas wie im nachfolgenden Bild zu erzeugen.

Bild 2: Nummerierung einer Aufzählung mit der Marginalienfunktion und dem SEQ-Feld.

Das dazu verwendete SEQ-Feld sähe wieder genauso aus wie oben: {SEQ u1 \c}.{SEQ abs \n}.

Um es nochmal deutlich zu machen: Indem man das SEQ-Feld in Positionsrahmen steckt, können beliebige Absätze eines Dokuments oder von Teilen davon (etwa von Kapiteln oder Abschnitten) nummeriert werden. Die meiste Arbeit steckt im Anbringen der Positionsrahmen an den Anfängen der Absätze. Dazu muss vor jedem Absatz eine Leerzeile erzeugt und ihr eine Formatvorlage zugewiesen werden, in der der Positionsrahmen definiert wurde. Näheres zu Positionsrahmen ist in einem eigenen Beitrag zu finden.

Um sich die Arbeit insgesamt zu erleichtern, kann man das Anbringen des Positionsrahmens und das Befüllen mit dem SEQ-Feld in ein kleines Makro packen. Zu Makros später mehr in einem separaten Beitrag.

Wer mehr zum Thema wissen möchte, dem sei mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ empfohlen.

zu Teil 1 (Überschriften)

zu Teil 2 (Kolumnentitel)

Das SEQ-Feld – Teil 2 (Kolumnentitel)

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Beispiel 2: Kolumnentitel

Es sollen zwei Fälle betrachtet werden:

a) Überschriften wurden mit dem SEQ-Feld nummeriert

b) Überschriften wurden per Listenformatvorlage nummeriert, aber es wurde nicht mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen gearbeitet

Fall a

Wurden die Überschriften in Word per SEQ-Feld nummeriert, kommt man im Kolumnentitel nicht mit einem der Verweisfelder (REF oder STYLEREF) an die Nummer heran. Um trotzdem automatische Nummern im Kolumnentitel nutzen zu können, braucht man einfach nur erneut das SEQ-Feld einzusetzen.

Die Aufgabe, den Überschriftentext in den Kolumnentitel zu holen, kann das STYLEREF-Feld übernehmen. Vor diesem Feld wird zusätzlich das SEQ-Feld in den Kolumnentitel eingebaut. Das heißt, beide Felder, SEQ und STYLEREF, stehen im Kolumnentitel nebeneinander.

Im Falle einer Überschrift 1. Ordnung könnte der Kolumnentitel also wie folgt aussehen:

{SEQ u1 \c} {StyleRef „df_u1_zeichen“ \*Mergeformat}

Dabei bezeichnet „u1“ im SEQ-Feld den Namen des Nummerierungslaufs (der Name kann beliebig gewählt werden), und „df_u1_zeichen“ ist der Name der Zeichen-Formatvorlage für die Zeichen einer Überschrift 1. Ordnung. Wie Sie im Beitrag zu Kolumnentiteln in Word (folgt später) nachlesen können, sollte im Kolumnentitel auf Zeichen-, nicht auf Absatz-Formatvorlagen Bezug genommen werden.

Das Ergebnis könnte lauten:

12 Umsetzung in die Praxis

Bei einer Überschrift 2. Ordnung ergäbe sich der Kolumnentitel

{SEQ u1 \c}.{SEQ u2 \c} {StyleRef „df_u2_zeichen“ \*Mergeformat}

mit dem (beispielhaften) Ergebnis

12.2 Layouten mit Word

Der Schalter \c im SEQ-Feld holt die aktuelle Nummer der „Nummerierungsläufe“ u1 bzw. u2 in den Kolumnentitel.

Fall b

Überschriften können immer per Listenformatvorlage nummeriert werden, auch wenn nicht mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen (ÜFV)  gearbeitet wurde. Die in Word integrierten ÜFV sind die bekannten „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. Selbstdefinierte ÜFV können z. B. die Namen u1, u2, u3 usw. haben und alle Kriterien erfüllen, die an ÜFV gestellt werden. Durch ihre Unabhängigkeit von allen Voreinstellungen (auch z. B. von der Normal.dotm) bieten sie eine deutlich höhere Anwendungssicherheit als die integrierten ÜFV. Im Vergleich zu den integrierten ÜFV haben sie allerdings den Nachteil, dass man mit einem der Verweisfelder (REF oder STYLEREF) nicht an die Nummer herankommt, die sie per Listenformatvorlage zugewiesen bekommen haben.

Die Idee drängt sich auf, zur automatischen Nummernvergabe im Kolumnentitel mit dem SEQ-Feld zu arbeiten. Dabei ist aber hinderlich, dass es jetzt, anders als im oben geschilderten Fall a, keine Nummer im Haupttext gibt, auf die mit dem Schalter \c Bezug genommen werden kann. Man könnte versuchen, die Nummer im Kolumnentitel per SEQ-Feld mit dem Schalter \r zu erzeugen; das funktioniert aber nicht, weil dieser Schalter nur im Haupttext erlaubt ist.

Die Lösung liegt natürlich auf der Hand: Im Haupttext müssen zusätzlich zu den bereits vorhandenen Überschriftnummern weitere Nummern mit dem SEQ-Feld und dem Schalter \r erzeugt werden. Benötigt werden SEQ-Felder für Überschriften 1. und 2. Ordnung, weil nur auf solche im Kolumnentitel Bezug genommen wird (Näheres im separaten Beitrag zu Kolumnentiteln).

Die Haupttext-SEQ-Felder werden am besten am Ende des jeweiligen Überschrift-Absatzes (also direkt im Anschluss des Überschrift-Textes) eingebaut. Damit sie nicht stören, müssen sie mit dem Schriftformat „Ausgeblendet“ formatiert werden. Die SEQ-Nummerierung folgt den Hinweisen im ersten Teil der Beitragsreihe zum SEQ-Feld.

Nun kann im Kolumnentitel wie unter Fall a beschrieben mit dem SEQ-Feld und dem Schalter \c gearbeitet werden.

Die doppelte Nummerierung, die bei diesem Verfahren benötigt wird, ist zwar aufwändig, aber der Aufwand hält sich in Grenzen. Man kann fragen, weshalb die Nummerierung der Überschriften nicht einfach ausschließlich auf SEQ-Felder umgestellt wird. Doch das würde einen starken Eingriff in das vorhandene und wahrscheinlich perfekt funktionierende Listenformatvorlagen-Nummernsystem bedeuten. Eine Umstellung wäre mit Sicherheit deutlich aufwändiger als die zusätzliche (und völlig unabhängige) SEQ-Feld-Nummerierung.

Wer mehr zum Thema wissen möchte, dem sei mein Buch „Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010“ empfohlen.

zu Teil 1 (Überschriften)

zu Teil 3 (Nummerierung von Absätzen)

Das SEQ-Feld – Teil 1 (Überschriften)

Programm: Word

Übersicht

Teil 1: SEQ-Feld in Überschriften
Teil 2: SEQ-Feld in Kolumnentiteln
Teil 3: SEQ-Feld zur Nummerierung von Absätzen

Im ersten Teil zum Thema SEQ-Feld wird seine Verwendung in Überschriften beschrieben. Der zweite Teil widmet sich dem Einsatz in Kolumnentiteln und im dritten Teil geht es um die Absatznummerierung per SEQ-Feld.

Ein Mittelweg zwischen manueller und vollautomatischer Nummerierung von Überschriften in Word ist die Nummerierung mit dem SEQ-Feld. Eine vollautomatische Nummerierung ist per Listen-Formatvorlagen oder auch mit dem ListNum-Feld möglich. Auf diese beiden Wegen gehe ich in späteren Beiträgen ein. Das „Vollautomatische“ dabei ist die Tatsache, dass solche Nummern sofort nach der Eingabe den aktuellen Wert zeigen. Beim SEQ-Feld muss dagegen mit dem Befehl F9 eine Aktualisierung ausgelöst werden (ähnlich wie beim Inhaltsverzeichnis).

Das SEQ-Feld ist eigentlich zur Nummerierung von Abbildungen und Tabellen gedacht, z. B. in der Funktion BESCHRIFTUNG EINFÜGEN. Näheres dazu kann in jedem besseren Handbuch zu Word nachgelesen werden, es wird später aber auch einen separaten Beitrag dazu geben.

Das SEQ-Feld kann darüber hinaus auch für beliebig andere Nummerierungszwecke verwendet werden, u. a. für Überschriften.

Syntax des SEQ-Feldes

Die Syntax des SEQ-Feldes sieht folgendermaßen aus:

{ SEQ [Bezeichnung des Nummerierungslaufs] [Schalter] }

Die Bezeichnung des Nummerierungslaufs kann irgendwie lauten, etwa u1, wenn man damit einen Lauf benennen möchte, der in Überschriften erster Ordnung angewendet wird, oder abs, wenn es um einen Lauf geht, der allgemein Absätze betrifft. Man könnte aber auch xyz oder Frodo als Bezeichnung wählen, wenn sichergestellt ist, dass man immer weiß, was damit gemeint ist.

Die Schalter geben an, wie die SEQ-Funktion wirken soll. Folgende Schalter sind möglich:

  • \c Wiederholt die

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