Farbmarkierungen können in Word auf zwei Weisen vorgenommen werden:
- mit der Hervorhebenfunktion und
- mit der Schattierungsfunktion.
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| Die Hervorhebenfunktion befindet sich auf der Registerkarte „Start“ und dort in der Gruppe „Schriftart“. | Die Schattierungsfunktion befindet sich ebenfalls auf der Registerkarte „Start“, jedoch in der Gruppe „Absatz“. Die Funktion kann auf ganze Absätze, aber auch auf markierte Textstellen innerhalb eines Absatzes angewendet werden. |
Kennzeichen von Hervorhebungen und Schattierungen
Markierungen, die mit der Hervorhebenfunktion vorgenommen wurden, können gesucht und durch eine andere Hervorhebungsfarbe ersetzt werden (u. U. muss dazu ein Makro verwendet werden). Nach Schattierungen dagegen lässt sich nicht suchen (auch nicht per Makro). Das heißt, solche Stellen können nur per Blättern und Suchen mit dem Auge gefunden werden. Es gäbe noch die Möglichkeit, absolut gleich formatierte Markierungen (gleiche Schattierungsfarbe, gleiche Schrift, gleicher Schriftschnitt, gleiche Absatz-Formatvorlage) mit der sog. Markierungsfunktion (das ist nochmal eine spezielle Angelegenheit) zu finden, in der Regel erfüllen aber nur wenige schattierte Stellen in einem Dokument diese strenge Forderung an die Gleichheit, sodass letzten Endes nichts anderes übrig bleibt, als zu blättern und in Augenschein zu nehmen.
Ich empfehle für Markierungen, die nur temporär von Bedeutung sind (zum Beispiel im Austausch mit Autor:innen), den Einsatz der Hervorhebenfunktion. Dagegen sollte die Schattierungsfunktion nur in Verbindung mit der Definition zugehöriger Formatvorlagen verwendet werden. Damit können dann Textstellen oder ganze Absätze permanent markiert werden.
Hervorhebungen sind in der Handhabung sehr einfach: Hervorheben-Schaltfläche anklicken, fertig. Das ist für unsere Arbeit sehr praktisch. Will man dagegen eine Textstelle schattieren, sind mehrere Schritte nötig. Diese Eigenschaft und die Unmöglichkeit des Suchen/Ersetzens (manuell vorgenommener Schattierungen) bedingen, dass Schattierungen ausschließlich durch Zuweisen einer Formatvorlage herbeigeführt werden sollten, niemals durch manuelle Auswahl einer Schattierungsfarbe. Nur wenn mit Formatvorlagen gearbeitet wird, lässt sich eine Schattierungsfarbe auf einfache Weise durch eine andere ersetzen, nämlich indem entweder die Formatvorlage umdefiniert oder per Suchen/Ersetzen eine andere Formatvorlage zugewiesen wird .
Die große Bedeutung des Arbeitens mit Formatvorlagen zeigt sich auch daran, dass dann
- sowohl die Markierungsfunktion „greift“
- als auch im Formatvorlagen-Aufgabenbereich der Befehl „Alle Instanzen markieren“ gewählt werden kann.
Ohne Formatvorlage kann dagegen immer nur eine Untermenge an Instanzen gefunden werden (und zwar nur per Markierungsfunktion, nicht per „Alle Instanzen markieren“), die zufällig in jeder Hinsicht (und damit auch hinsichtlich der Markierungsfarbe) gleich sind.
| Definition einer Zeichenformatvorlage mit bestimmter Schattierungsfarbe:
Im Definitionsfenster unter „Format“ den Punkt „Rahmen“ und dann den Reiter „Schattierung“ wählen. |
Weitere Unterschiede zwischen Hervorhebungen und Schattierungen
Ein großer Unterschied zwischen Hervorhebungen und Schattierungen zeigt sich, wenn der markierte Text bereits eine Zeichenformatierung (wie kursiv oder fett) besitzt:
- Eine Hervorhebung legt sich wie eine zweite Ebene über den Text und verändert die vorhandene Zeichenformatierung nicht.
- Eine Schattierung, die manuell (also „hart“) vorgenommen wird, ändert die vorhandene Zeichenformatierung ebenfalls nicht, weist aber die oben beschriebenen Nachteile auf (z. B. keine Such- und Findbarkeit).
- Eine Schattierung, die per Zeichenformatvorlage zugewiesen wird, ändert die vorhandene Zeichenformatierung. Das heißt, aus kursiv oder fett würde eine normale Schrift werden.
Um zu verhindern, dass sich eine vorhandene Zeichenformatierung ändert, müssen für die Schattierung mehrere Zeichenformatvorlagen angelegt und angewendet werden: eine für jeden Schriftschnitt! Am besten ist es, sie auch entsprechend zu benennen, also z. B. Schattierung rot_kursiv, Schattierung rot_fett, Schattierung rot_kapitaelchen usw.