Seminarreihe „Word“ 2020 in Frankfurt

Für den Verband der freien Lektorinnen und Lektoren (VfLL) veranstalte ich 2020 eine Reihe von Word-Seminaren in Frankfurt/M.

Aus gegebenem Anlass (Corona) fallen zumindest die ersten beiden geplanten Veranstaltungen aus. Sie werden durch Online-Webinare ersetzt, deren Termine und Zugangsmöglichkeiten in den kommenden Wochen bekanntgegeben werden. Näheres erfahren Sie hier und auf der Website des VfLL

Für die Präsenzveranstaltungen war Folgendes vorgesehen:

26./27.3.2020  mehr lesen

Seminar „Dokument- und Formatvorlagen“ am 29.6.2019 in Stuttgart

Zusammen mit dem Verband der freien Lektorinnen und Lektoren (VfLL) gebe ich ein Seminar zum Thema „Dokument- und Formatvorlagen“.

Aus der Ankündigung des VfLL (ausführliche Fassung auf der VfLL-Website):

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Dokument- und Formatvorlagen können die Arbeit an Dokumenten sehr erleichtern. Wie damit effektiv umgegangen werden, erfahren Sie in diesem Kurs. Eigene Dokumente können mitgebracht werden.

Format: Kurs

Termin: 29.06.2019, 9:00 bis 17:00 Uhr

Zielgruppe: Freie Lektorinnen/Lektoren und Mitarbeiter in Verlagen, die mit Word layouten (z. B. Abschlussarbeiten) oder Daten für die Weiterverarbeitung in Richtung Druck oder E-Publishing vorbereiten

Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Formatieren und allgemein im Umgang mit Word

Lernziel: Sicherer Umgang mit Dokument- und Formatvorlagen, Anpassung von Vorlagen an konkrete Erfordernisse

Programm: 

  • Formatvorlagen als Grundkonzept für die Manuskriptvorbereitung
  • Zuweisen, Einsatz und Erstellen von Formatvorlagen
  • Formatierung organisieren:

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Das Ebenen-/Schichten-Konzept von Word – Teil 1

Ebenen und Schichten: Motivation, sich mit ihnen zu beschäftigen

Ebenen und Schichten spielen an vielen Stellen in Word eine wichtige Rolle. Üblicherweise werden sie einfach angewandt, wie es sich aus der Situation heraus ergibt. Meistens macht man sich über die Hintergründe keine Gedanken. Wer berufsmäßig mit Word arbeitet, kommt allerdings gar nicht so selten in eine Lage, in der genauere Kenntnisse über die Zusammenhänge von z. B. Überschriften, Listen, Inhaltsverzeichnissen, Gliederungen, Rahmen, Grafiken, Bilder, Kopf- und Fußzeilen sowie Feldern mit Ebenen und Schichten wünschenswert wären, um ein Dokument effektiv und stabil bearbeiten zu können.

Leider wird in deutschen Handbüchern und auch in der deutschen Online-Hilfe nicht zwischen Ebenen und Schichten unterschieden, und es wird der Bezeichnung „Ebenen“ der Vorzug gegeben. Das kann aus mehreren Gründen problematisch sein:

  • Die Bezeichnung „Ebenen“ (engl. „levels„) ist mehrdeutig, eigentlich sollte sie nur im Textbereich angewendet werden, während man allgemein (den Grafikbereich eingeschlossen) besser von „Schichten“ (engl. „layers„) sprechen sollte. Ich unterscheide hier zwischen „Ebenen“ und „Schichten“ immer dann, wenn dadurch Missverständnisse vermieden werden können.
  • Grundsätzlich ist es hilfreich, Ebenen als eher abstrakte Organisationsstrukturen aufzufassen (z. B. Listenebenen oder Verzeichnisebenen), während Schichten durchaus geometrisch gemeint sind und zwar in dem Sinne, dass sich Objekte wie Grafiken in unterschiedlichen Schichten über- oder untereinander befinden können.

Vor diesem Hintergrund gilt:

  • Word arbeitet mit drei Hauptschichten: der Textschicht, der Grafikschicht und der Schicht für Kopf- und Fußzeilen.
  • Alle drei Schichten können sowohl Texte als auch Grafiken (oder vielleicht besser: Grafikobjekte) enthalten. Man kann auch sagen: In jeder Schicht gibt es einen Textbereich und einen Grafikbereich, die gesondert betrachtet werden können.
  • Ebenen im engeren Sinn treten nur in der Textschicht auf und und hier hinsichtlich bestimmter Organisationsstrukturen wie Listen, Gliederungen usw.
  • Die Schicht für Kopf- und Fußzeilen ist eine eingeschränkte Textschicht.

Bild 1 verdeutlicht das Prinzip:

Bild 1: Das Konzept der drei Hauptschichten von Word.

Verstehen lässt sich das alles nur, wenn man Schichten und Ebenen näher untersucht. Die erste Erkenntnis ist, dass man drei Dimensionen betrachten muss.

Dreidimensionalität

In einem Word-Dokument kann es immer nur eine Textschicht und eine Kopf- und Fußzeilen-Schicht geben, aber die Grafikschicht kann aus mehreren Unterschichten oder Ebenen aufgebaut sein, die über oder unter den anderen beiden Schichten liegen können. Jedes Objekt (Textschicht, Kopf- und Fußzeilen-Schicht, Grafikschicht/en) für sich stellt sich am Bildschirm zweidimensional dar, es kann aber bezogen auf die anderen Objekte im Hintergrund oder im Vordergrund liegen. Das macht die Dreidimensionalität aus.

Bild 2: Dreidimensionalität von Text-, Kopf- und Fußzeilen- sowie und Grafikschichten

Textschicht: Sie ist die zentrale Schicht. Kein Word-Dokument kann ohne Textschicht sein. Alle wichtigen Formatierungsbefehle dienen zur Beeinflussung der Textschicht. Die anderen beiden Schichten sind, wenn man so will, in die Textschicht eingebettet. Deswegen können Grafikobjekte auch in der Textschicht verankert werden.

Grafikschicht: Sie kann aus einer oder bei Bedarf aus mehreren Unterschichten bestehen, die vor oder hinter der Textschicht angeordnet sein können.

Kopf- und Fußzeilen-Schicht: Sie ist so etwas wie eine zweite Textschicht; sie liegt immer unter der eigentlichen Textschicht; auch in der Kopf- und Fußzeilen-Schicht lassen sich Grafikobjekte verankern.

Um das Ebenen-/Schichten-Konzept wirklich zu verstehen, gehen wir der Reihe nach vor. Schauen wir uns zunächst die Textschicht an und innerhalb der Textschicht nur den Textbereich und die dort möglichen Ebenen.

Textschicht: Textbereich

Innerhalb der Textschicht kann es in Word Ebenen geben, wobei dies tatsächlich die passende Bezeichnung ist. Ebenen in der Textschicht zeigen sich, um im Bild der Dimensionen zu bleiben, als lineare, also eindimensionale Effekte in der Form von Rechts-Links-Verschiebungen. Einige weitere Ebenen-Arten entwickeln ihre Wirkung v. a. im Hintergrund.

Sie haben vermutlich eine Idee, was mit Ebenen im Textbereich gemeint sein kann. Das Bild, das wohl die meisten vor sich haben, ist das von Aufzählungen oder nummerierten Listen, bei denen die höheren Ebenen gegenüber den niedrigeren eingezogen präsentiert werden. Man denkt also in erster Linie in Richtung Einzugsebenen. Bild 3 zeigt ein typisches Beispiel.

Bild 3: Einzugsebenen bei einer Aufzählung

Aufzählungen oder Nummerierungen sind aber nicht nur durch Einzüge gekennzeichnet, sondern durch innere Eigenschaften, eben durch die Tatsache, dass es sich um Listen handelt. Und Listen können Ebenen haben, die unabhängig von Einzugsebenen sind. Das heißt, ein weiterer Ebenentyp sind die Listenebenen. Darüber hinaus können unterschieden werden: Gliederungsebenen, Inhaltsverzeichnisebenen und Indexebenen. Alle diese Ebenentypen werden im Folgenden näher untersucht und verglichen.

Die wichtigste Eigenschaft textbezogener Ebenen ist, dass sie sich auf Absätze beziehen, also die Formatierung von Absätzen verändern. Sie können manuell und per Absatz-Formatvorlagen beeinflusst werden.

Einzugsebenen

Die Verwendung von Einzugsebenen hat vor allem eines zum Ziel: die optische Präsentation, also die äußere Form von Inhalten zu verändern. Sie können auf zwei Weisen in Word eingestellt werden:

  • über die Absatzformatierung (am genauesten über das Absatzdefinitionsfenster) oder
  • über Listenzuweisungen und die damit verbundenen Formatierungsmöglichkeiten.

Bild 4: Einstellung von Einzügen über das Absatzdefinitionsfenster

Einzugsebenen beziehen sich immer auf den linken Rand eines Absatzes. Drei Einstellungen können dazu vorgenommen werden:

  • Einzug links
  • Erste Zeile
  • Sondereinzug hängend

Es ließe sich ein System von Einzugsebenen erstellen, das ausschließlich mit unterschiedlichen Absatz-Formatvorlagen arbeitet und ohne Aufzählungszeichen oder Nummern auskommt. Einzugsebene 1 könnte mit einer Absatz-Formatvorlage „E1“  formatiert werden, die keinen linken Einzug (und auch keinen Erstzeileneinzug und keinen hängenden Einzug) hat – das entspricht im Grunde den Einstellungen der Absatz-Formatvorlage „Standard“; zu Einzugsebene 2 könnte eine Absatz-Formatvorlage „E2“ gehören, die z. B. einen „Einzug links“ von 5 mm hat, und zu Einzugsebene 3 eine Absatz-Formatvorlage „E3“, die einen „Einzug links“ von 10 mm hat. Um einen Einzug zu erreichen, wird einem Absatz dann einfach die jeweilige Absatz-Formatvorlage zugewiesen.

Bild 5: Einzugsebenen auf Basis unterschiedlicher, aufeinander abgestimmter Absatz-Formatvorlagen

Ein typisches Beispiel für die alleinige Verwendung von Absatzformatierungen mit dem Ergebnis unterschiedlicher Einzüge sind Register (oder Indexe) (siehe unten). Oft sind Einzugsebenen aber eher das beiläufige Ergebnis eines Vorgangs, der in erster Linie ein anderes Ziel verfolgt, nämlich Listen zu erzeugen oder ein Dokument zu gliedern.

Listenebenen

Beim Zuweisen von Listenformaten wird vor allen Einfluss auf die Struktur der so formatierten Absätze genommen. Und zwar liegt dann nicht nur ein Einzug vor, sondern der Absatz hat auch eine bestimmte Listenebene, die auf mehrere Weisen verändert werden kann. Das am häufigsten angewendete Verfahren, ein Listenformat zuzuweisen, besteht darin, in einen Absatz zu klicken und eine der beiden Schaltflächen „Aufzählung“ oder „Nummerierung“ zu betätigen. Dabei wird dem Absatz das Listenformat sozusagen übergestülpt – aus dem ursprünglich „normalen“ Absatz wird ein Listenabsatz, der sich äußerlich durch ein Zeichen am Anfang und einen  hängenden Einzug auszeichnet. Drückt man am Ende eines solchen Absatzes die Carriage-Return-Taste, entsteht ein weiterer Listenabsatz mit demselben Einzug. Bei Aufzählungen ist das Zeichen am Anfang dieser Absätze gleich, bei Nummerierungen ist dieses Zeichen eine Nummer, die automatisch hochgezählt wird. Man kann auch mehrere Absätze auf einmal markieren und sie durch einmaliges Betätigen der Schaltflächen „Aufzählung“ oder „Nummerierung“ zu Listenabsätzen desselben Typs machen. Sind die Listenformate einmal zugewiesen, kann man die Ebenen (sowohl Einzugs- als auch Listenebenen) verändern, indem die Schaltflächen „Einzug vergrößern“ oder „Einzug verkleinern“ angeklickt werden. Zusätzlich zu den Einzügen verändert sich dabei das Aufzählungszeichen (oder das Nummerierungszeichen).

Bild 6: Listenebenen, die per Schaltfläche „Aufzählung“ erreicht werden. Solche Aufzählungsabsätze haben das Absatzformat „Listenabsatz“. Die im Bild hervorgehobene Textstelle befindet sich in einem Listenabsatz mit der Listenebene 1 (im Formatierungsfenster rechts zu erkennen).

Anmerkung:
Absätze mit unterschiedlichen Listenebenen haben üblicherweise auch unterschiedliche Einzüge. Doch das muss nicht unbedingt so sein. Genauso, wie sich unterschiedliche Einzugsebenen ohne Listenebenen erzeugen lassen, können Listenebenen kreiert werden, die alle denselben Einzug haben, bei denen Einzugsebenen also keine Rolle spielen.

Hinter allen Listenebenen stecken Listen-Formatvorlagen (LFV). Bei den Listen, die über die Schaltflächen „Aufzählung“ oder „Nummerierung“ erzeugt werden, wirken in Word integrierte LFV. Sie liegen in den Tiefen von Word, über ihre Existenz machen wir uns kaum Gedanken. Ihre Wirkung zeigt sich nicht nur äußerlich an Einzügen und Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen, sondern auch daran, dass Word den Absätzen, die damit formatiert wurden, die Absatz-Formatvorlage „Listenabsatz“ zugewiesen hat.

Selbstdefinierte Listen-Formatvorlagen

Um eigene Listenebenen erzeugen zu können, muss man sich von den in Word eingebauten LFV lösen und selbstdefinierte Listen-Formatvorlagen anlegen. Insbesondere bei Nummerierungen wird man dann mit dem Problem konfrontiert, wie der Neubeginn einer Nummerierung gezielt gesteuert werden kann, und zwar nicht nur bei Überschriften, sondern auch bei gegliederten Listen im Text. Hier kommt eine besondere Eigenschaft von Listenebenen zum Tragen. Der Neubeginn einer Nummerierung kann nämlich durch die jeweils höhere Listenebene „getriggert“ werden. Einstellen lässt sich das bei der Definition von Listen-Formatvorlagen:

Bild 7: Fenster zum Definieren/Ändern einer Listen-Formatvorlage. Der Neubeginn einer Nummerierung für eine bestimmte Listenebene (hier: Ebene 2) wird bei „Liste neu beginnen nach:“ eingestellt.

Eine andere Möglichkeit, den Nummerierungsneubeginn zu steuern, bietet der Einsatz des LISTNUM-Feldes. Dazu muss im LFV-Definitionsfenster an der Stelle „ListenNr-Feldliste“ ein Name eingetragen werden. Dieser Name muss auch in einem LISTNUM-Feld verwendet werden, mit dem der Neubeginn auf einen bestimmten Wert gesetzt werden soll. Über das LISTNUM-Feld wird, wenn man so will, die Nummerierungssteuerung nach außen verlagert: Sie findet nicht mehr wie üblich direkt in einer LFV statt, sondern im LISTNUM-Feld.  Auf Einzelheiten dazu wird im Beitrag „Das ListNum-Feld Teil 1 eingegangen.

Gliederungsebenen

Einzugsebenen sind mit einem optischen Effekt verbunden, der sich direkt zeigt. Listenebenen werden fast immer in Kombination mit Einzugsebenen verwendet, sodass auch ihre Auswirkung direkt erkannt werden kann. Anders sieht es mit Gliederungsebenen aus: Sie wirken im Hintergrund und treten nur in bestimmten Situationen in Erscheinung.

Die „üblichen“ Absätze befinden sich alle auf der Gliederungsebene „Textkörper“, und es lassen sich Listen erzeugen, bei denen alle Absätze die Gliederungsebene „Textkörper“ haben, aber mit unterschiedlichen linken Einzügen (also verschiedenen Formatierungen der Einzugsebenen, siehe oben) versehen sind. Überschriften dagegen bilden ein hierarchisches System, in dem die Kapitelüberschrift z. B. zur Gliederungsebene 1 gehört, die Unterkapitelüberschrift zur Gliederungsebene 2, die Unterunterkapitelüberschrift zur Gliederungsebene 3 usw. Trotzdem haben alle diese Überschriften üblicherweise denselben linken Einzug, nämlich keinen. Die Gliederungsebenen von Überschriften sind in erster Linie nicht für die Optik wichtig, vielmehr sind sie von entscheidender Bedeutung z. B. für die automatische Erzeugung von Inhaltsverzeichnissen und für die Nutzung der Gliederungs- und Navigationsfunktionen von Word.

Bild 8: Definition der Formatvorlage „Überschrift 2“ (links) und zugehörige Einstellung zur Gliederungsebene (rechts)

Bild 9: Beim Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses (links) kann auf die Gliederungsebenen zurückgegriffen werden (rechts).

Absätze, denen Gliederungsebenen zugewiesen wurden, sind automatisch Teil eines hierarchischen Systems. Es gibt über- und untergeordnete Absätze. Zu erkennen ist das am besten im Navigationsbereich und in der Gliederungsansicht (Bilder 10 und 11).

Im Navigationsbereich zeigen sich Gliederungsebenen optisch: Je höher die Nummer einer Gliederungsebene ist (das heißt: je tiefer in der Hierarchie sie steht), desto mehr ist die jeweilige Überschrift eingezogen. Diese Einzugsebenen haben aber nichts mit denen zu tun, die per Absatzformatierung eingestellt werden. Die im Navigationsbereich zu sehenden Einzüge gelten nur hier; ihre Werte lassen sich nicht vom Nutzer beeinflussen.

Darüber hinaus können die Gliederungsebenen auf- und zugeklappt (erweitert und reduziert) werden. Beim Zuklappen werden die hierarchisch tiefer stehenden Ebenen ausgeblendet, beim Aufklappen werden sie eingeblendet. So kann man sich einen guten Überblick über den Inhalt des Dokuments verschaffen oder eine bestimmte Stelle detaillierter ansehen.

In der Navigationsansicht werden alle Gliederungsebenen angezeigt, bis auf die Gliederungsebene „Textkörper“. Das heißt, die eigentlichen Texte sind hier (in der Regel) nicht zu sehen, sondern nur Überschriften.

Darüber hinaus kann eine Ebene angeklickt und bei festgehaltener linker Maustaste nach oben oder unten verschoben werden; beim Loslassen der Maustaste ordnet sich die Ebene an der entsprechenden Stelle ein. Vom Verschieben ist nicht nur die zugehörige Überschrift betroffen, sondern auch der gesamte Text, der an ihr „dranhängt“. Das heißt, alle untergeordneten Überschriften und die zu ihnen gehörenden Text-Absätze werden mitverschoben. Damit lässt sich die Gliederung eines Dokuments rasch und sicher verändern.

Bild 10: Ausschnitt aus dem Navigationsbereich eines Word-Dokuments, in dem Gliederungsebenen vergeben wurden. Die von Gliederungsebene zu Gliederungsebene unterschiedlichen Einzüge sind deutlich zu sehen. Das kleine Dreieck vor einer Überschrift dient zum Auf- und Zuklappen (oder im Word-Jargon: Erweitern und Reduzieren) einer Ebene.

Noch einen Schritt weiter geht die Gliederungsansicht: In ihr werden nicht nur Überschriften angezeigt, sondern auch der zugehörige Text, also die Gliederungsebene „Textkörper“. Was in der Navigationsansicht das Aus- und Einklappen (oder Auf- und Zuklappen bzw. Erweitern und Reduzieren) von Ebenen, ist in der Gliederungsansicht das Ein- und Ausblenden von Ebenen oder genauer: des Inhalts von Ebenen. Da auch die Gliederungsebene „Textkörper“ angezeigt wird, ist es möglich, einzelne Absätze „anzufassen“ und zu verschieben. Das ist ein großer Vorteil gegenüber dem Arbeiten in der Drucklayout- oder Entwurfsansicht, denn in diesen beiden Ansichten müsste ein Absatztext erst markiert, dann ausgeschnitten und an der Zielstelle eingefügt werden. Das Verschieben in der Gliederungsansicht geht schneller und ist sicherer.

Die Hierarchie der Ebenen zeigt sich in der Gliederungsansicht u. a. daran, dass beim Ausblenden einer Ebene sämtliche untergeordneten Ebenen mitausgeblendet werden; und beim Einblenden einer Ebenen wird automatisch der Inhalt aller untergeordneten Ebenen angezeigt. Hierarchisch untergeordnete Ebenen sind gegenüber den übergeordneten eingerückt, auch wenn in der zugehörigen Absatzformatierung kein Einzug eingestellt ist. Die Gliederungansicht arbeitet also mit eigenen Einzugsebenen. Sie haben Standardwerte, die sich vom Nutzer nicht verändern lassen.

Darüber hinaus können mit einem einzigen Befehl alle hierarchisch zusammengehörenden Absätze auf einmal markiert (und entmarkiert) werden, was z. B. zum Zuweisen von Formatierungen genutzt werden kann.

Die Gliederungsansicht spielt auch beim Arbeiten mit Zentral- und Filialdokumenten eine wichtige Rolle, wobei dann neben den Gliederungsbefehlen noch andere Funktionen zum Einsatz kommen.

Bild 11: Gliederungsansicht eines Word-Dokuments, in dem Gliederungsebenen vergeben wurden. Gut zu erkennen sind die Einzüge der hierarchisch untergeordneten Absätze. Mit den Plus-Icons links neben den Absätzen lassen sich hierarchisch zusammengehörende Absätze auf einmal markieren oder verschieben. In der Gruppe „Gliederungstools“ im Menüband sind einige Befehle zu finden, die direkt auf die Gliederungsebenen zugreifen. Damit können Ebenen neu zugewiesen oder Absätze ein- und ausgeblendet werden.

Inhaltsverzeichnisebenen

In Word lässt sich über die Funktion „Inhaltsverzeichnis“ automatisch ein Inhaltsverzeichnis (IHV) erzeugen. Ein solches IHV ist ein Feld. Normalerweise wird der Inhalt des Feldes angezeigt, also der Text des IHV, Sie können aber mit der Tastenkombination <Alt-F9> die Syntax des Feldes zur Ansicht bringen, dann sehen Sie z. B. Folgendes : { TOC \o \h \z }. Daran wird deutlich, dass es sich um das TOC-Feld handelt, also das Feld „Table of Contents“. Auf die Syntax möchte ich hier nicht weiter eingehen, mir kommt es darauf an, dass Sie die Feldeigenschaft des IHV erkennen. Nur weil es ein Feld ist, kann es automatisch erzeugt und aktualisiert werden.

Aufgepasst:
Wie bei allen Feldern, darf auch beim IHV der angezeigte Feldinhalt nicht bearbeitet werden, denn bei einer erneuten Aktualisierung wird die Bearbeitung überschrieben. Wie Sie den Feldinhalt trotzdem bearbeiten können, falls es einmal nötig sein sollte, können Sie in allen besseren Word-Handbüchern nachlesen.

Formatvorlagen und IHV-Ebenen

Damit der Automatismus klappt, muss Word auf bestimmte Informationen zugreifen, die in den Überschriften stecken. Als Anwender haben Sie die Möglichkeit, die Art des Zugriffs zu beeinflussen. Wird im Dialogfenster „Inhaltsverzeichnis“ die Schaltfläche „Optionen“ betätigt, geht das im rechten Teil des Bildes 9 gezeigte Optionen-Fenster auf, in dem eine Zuordnung von Überschriften zu IHV-Ebenen vorgenommen werden kann. Mit jeder IHV-Ebene ist automatisch eine bestimmte Absatz-Formatvorlage verbunden. Standardmäßig ist die Zuordnung wie folgt:

Überschrift-Formatvorlage IHV-Ebene IHV-Formatvorlage
Überschrift 1 1 Verzeichnis 1
Überschrift 2 2 Verzeichnis 2
Überschrift 3 3 Verzeichnis 3
Überschrift 4 4 Verzeichnis 4
usw.

Das System der Zuordnung ist aber nicht in jeder Hinsicht fest. Vielmehr können beliebige andere Zuordnungen von Überschrift-Formatvorlagen zu IHV-Ebenen getroffen werden, beispielsweise Überschrift 2 zu IHV-Ebene 1,  Überschrift 3 zu IHV-Ebene 2 usw. Es müssen noch nicht einmal Überschrift-Formatvorlagen verwendet werden, sondern es können irgendwelche anderen Absatz-Formatvorlagen als Ausgangspunkt dienen. Die IHV-Ebenen jedoch sind immer fest mit den IHV-Formatvorlagen „verdrahtet“.

IHV-Ebenen und Gliederungsebenen

Daneben lassen sich die IHV-Ebenen auch direkt mit den Gliederungsebenen verbinden, und zwar indem im Optionen-Fenster die Checkmarke „Gliederungsebenen“ gesetzt wird (siehe Bild 9). Eigentlich ist es sogar so, dass beide Checkmarken, die für „Formatvorlagen“ und die für „Gliederungsebenen“, standardmäßig gesetzt sind. Probieren Sie einmal aus, was passiert, wenn Sie die Checkmarke bei „Formatvorlagen“ wegnehmen und die bei „Gliederungsebenen“ lassen. Wahrscheinlich werden Sie keinen Unterschied feststellen. Das liegt daran, dass die in Word eingebauten Überschrift-Formatvorlagen alle automatisch  mit einer bestimmten Gliederungsebene versehen sind (siehe oben Abschnitt „Gliederungsebenen“). Arbeiten Sie jedoch mit selbst-definierten Überschrift-Formatvorlagen, haben Sie die Wahl, ob Sie diese ebenfalls mit Gliederungsebenen versehen wollen oder nicht. Je nachdem, wie Sie entschieden haben, können dann die Checkmarken „Formatvorlagen“ und „Gliederungsebenen“ zu unterschiedlichen Ergebnissen führen.

Anders als bei der Verbindung zwischen Absatz-Formatvorlagen und IHV-Ebenen, lässt sich die Verbindung zwischen Gliederungsebenen und IHV-Ebenen nicht beeinflussen, es gilt immer: Gliederungsebene 1 -> IHV-Ebene 1, Gliederungsebene 2 -> IHV-Ebene 2 usw. Welche Textinhalte in ein IHV wandern, können Sie aber dadurch steuern, dass Sie Absätzen bestimmte Gliederungsebenen zuweisen. Dazu müssen Sie nicht unbedingt die Definition einer Formatvorlage ändern (siehe oben), sondern Sie können einfach das Absatzformatierungsfenster öffnen und hier eine Gliederungsebene einstellen.

Die Verzeichnis-Formatvorlagen

Zur Formatierung eines IHV setzt Word die Formatvorlagen „Verzeichnis 1“, „Verzeichnis 2“ ein. Diese können wie alle Formatvorlagen geändert werden. Dazu rufen Sie das Fenster für die Formatvorlagen-Definition auf und stellen die Werte wie gewünscht ein. Ich nehme in der Tat eine Änderung immer vor: Den rechten Einzug stelle ich auf 1 cm. Damit wird verhindert, dass lange Überschriften im IHV bis zum rechten Rand laufen, vielmehr werde sie vorher umbrochen. Die Seitenzahlen stehen üblicherweise rechtsbündig und sind dann immer klar und „für sich allein“ sichtbar, ohne von Text in der Zeile darüber oder auch darunter optisch verdeckt zu werden.

Fazit zu IHV-Ebenen:
Überschrift-Formatvorlagen, Gliederungsebenen und IHV-Ebenen lassen verschiedene Kombinationen zu und geben so große Freiheit bei der Erzeugung und Gestaltung von Inhaltsverzeichnissen.

Indexebenen

Wenn Sie in Word die Funktion „Index einfügen“ verwenden, kommt an der Stelle, an der der Cursor blinkt (meistens macht man das am Ende eines Dokuments), der Index zum Vorschein. Wie das IHV ist auch der Index ein Feld. Seine Syntax (anzuschauen nach <Alt-F9>) lautet standardmäßig { INDEX \c „2“ \z „1031“}. Von der Syntax abgesehen, auf die hier nicht weiter eingegangen wird, erklärt die Feldeigenschaft an sich wieder, weshalb der Index automatisch erzeugt und automatisiert werden kann. Dabei wendet Word eingebaute Formatvorlagen an, um die Ebenen des Index zu formatieren. Die Formatvorlagen „Index 1“ und „Index 2“ sind so angelegt (linker Einzug und hängender Einzug), dass optisch auch ohne spezielle Aufzählungszeichen (wie Spiegelstriche) erkannt werden kann, ob es sich um einen Haupt- oder Untereintrag handelt.

Bild 12: Die Register-Absatz-Formatvorlagen „Index 1“ und „Index 2“ besitzen unterschiedliche Einzüge.

Über die zugeordneten Formatvorlagen (deren Definition verändert werden kann) lässt sich das Aussehen des Index beeinflussen. Mehr Einflussmöglichkeiten auf die Gestaltung der Indexebenen gibt es nicht.

Vergleich einiger wichtigen Eigenschaften der verschiedenen Ebenentypen in der Textschicht

Einzugsebenen Listenebenen Gliederungsebenen IHV-Ebenen Indexebenen
äußere Absatzformatierung x x nur in Navigationsbereich und Gliederungsansicht x x
innere, strukturelle Absatzformatierung x x x
mit Feld-Funktion verbunden möglich (LISTNUM-Feld) x x
mit welchen anderen Ebenentypen kombinierbar Listenebenen, Gliederungsebenen, IHV-Ebenen, Indexebenen Einzugsebenen Einzugsebenen, IHV-Ebenen Einzugsebenen,
Gliederungsebenen
Einzugsebenen
mit Gliederung und Navigation verbunden x
mit Listen-Formatvorlagen verbunden  möglich x

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Buch zu „Dokument- und Formatvorlagen“

Mein Buch zu „Dokument- und Formatvorlagen“ ist erschienen:

Dokument- und Formatvorlagen in Word 2016, 2013 und 2010. tredition, Hamburg 2017.
528 Seiten. ISBN-13: 978-3743968974.
Nähere Information: Beitrag „Dokument- und Formatvorlagen“

Word: Tastenkürzel und Kurzbefehle

Vorbemerkung

Zu Tastenkürzeln gibt es eigentlich nicht viel zu sagen, ihr Sinn besteht darin, einen Befehl nicht per Maus, sondern durch das Drücken von ein bis drei Tasten aufzurufen. Es kann bei vielen hundert Seiten Text einen enormen Zeitgewinn bedeuten, zum (entsprechend häufigen) Aufrufen eines Befehls die Finger nicht von der Tastatur wegnehmen zu müssen, auf der sie während der Textbearbeitung sowieso liegen.

Den meisten Anwendern und somit auch den meisten Lektoren und Redakteuren bleiben die Tastenkürzel trotz dieser klaren Vorteile gegenüber dem Maus-Einsatz ein Geheimnis, weil die Erklärungen der Kürzel nicht so einfach zu finden sind.

Unter Windows gibt es zwei verschiedene Arten von Kürzeln: die so genannten 3er-Kombinationen und die meist mit Funktionstasten verknüpften Tastenkürzel (auch Kurzbefehle genannt). Auf dem Macintosh stehen nur Letztere zur Verfügung.

Zum Sprachgebrauch: Ob „Tastenkombination„, „Tastaturbefehl„, „Tastenkürzel“ oder „Kurzbefehl“ – gemeint ist letztlich immer dasselbe. Es geht darum, Befehle mit den Tasten aufzurufen. Im Zweifelsfall muss durch zusätzliche Angaben deutlich gemacht werden, welche Art von Tastenkürzeln man meint.

3er-Tastenkombinationen

Das Prinzip der 3er-Tastenkombinationen stammt aus der DOS-Zeit, es ist aber keineswegs überholt. Nach Drücken und wieder Loslassen der Alt-Taste erscheint neben jeder Bezeichnung einer Registerkarte im Menüband ein deutlich hervorgehobener Buchstabe. Dieser Buchstabe kann eingetastet werden, um die Registerkarte zu auswählen. Nun sieht man, dass auch neben jedem Befehl der Registerkarte ein hervorgehobener Buchstabe steht. Eintippen des Buchstabens löst den Befehl aus.

Es sind also genau drei hintereinander ausgeführte Tastenanschläge nötig, um einen Befehl auszulösen:

  1. Alt-Taste
  2. Buchstabe für Registerkarte
  3. Buchstabe für den Befehl auf der Registerkarte.

Mit etwas Übung geht das sehr schnell. Manche Befehle können nur mit 4 hintereinander ausgeführten Tastenanschlägen ausgelöst werden.

Der Befehl zum Fett-Formatieren wäre z.B. Alt-r-1, derjenige zum Einschalten des Formatvorlagen-Aufgabenbereichs Alt-r-rf. Dabei ist das erste „r“ die Kennung für die Startregisterkarte.

Die nachfolgenden Bilder zeigen einige der möglichen Tastenanschläge:

3er-Tastenkombinationen: Registerkarten-Auswahltasten.

Bild 1: 3er-Tastenkombinationen: Registerkarten-Auswahltasten.

3er-Tastenkombinationen: Auswahltasten für Befehle auf der Start-Registerkarte

Bild 2: 3er-Tastenkombinationen: Auswahltasten für Befehle auf der Start-Registerkarte

Tastenkürzel (Kurzbefehle)

Es geht aber noch schneller, nämlich, indem eine Taste gedrückt und in dieser Position gehalten und dann eine zweite Taste dazu gedrückt wird. Meist handelt es sich um die Kombination aus der Steuerungs-Taste (Strg; auf dem Macintosh die Apfel-Taste) und einer beliebigen anderen Taste.

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Designs: Definition und Feststellungen

Die wichtigsten Aussagen zu Designs sind:

  • Designs muss man sich als weitere Formatierungsebene vorstellen, die die Ebene der Formatvorlagen und der harten Absatz-

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Motivationen zum Einsatz von Dokument- und Formatvorlagen

Wer professionell Texte bearbeitet, sollte nicht nur wissen, welche Formatierungsmöglichkeiten es gibt, sondern auch, wie sie effektiv angewendet werden können.

Ein Textverarbeitungsprogramm bietet zwei prinzipielle Möglichkeiten, Texte zu formatieren:

  • von Hand oder
  • per Formatvorlagen.

Als Textprofis sollten wir versuchen, ausschließlich den zweiten Weg zu gehen, also immer Formatvorlagen anzuwenden.

Motivation 1: Schablonen und Effektivität

Wenn Sie möchten, können Sie – im Grunde ganz ähnlich zum Vorgehen der Mönche in der Vor-Gutenberg-Zeit – jedes Dokument, das Sie bearbeiten, als Einzelstück behandeln. Und nicht nur jedes Dokument, sondern sogar jede Formatierung, die Sie im Dokument vornehmen. Lektoren und Redakteure haben oft mit Texten zu tun, bei denen die Autoren genauso vorgegangen sind. Und allgemein bekannt ist, dass Autoren nur in sehr seltenen Fällen dazu zu bewegen sind, bei der Formatierung eine größere Sorgfalt und Systematik walten zu lassen. Das ist einerseits schlecht für die Verlage, andrerseits gut für freie Lektoren, weil es ihnen Aufträge beschert. Wenn ein Lektor oder Redakteur ein Dokument formatmäßig „auf Vordermann bringt“, so sollte das allerdings möglichst effektiv geschehen. Überhaupt kann es nicht schaden, wenn er (oder sie) in der Lage ist, jegliche Dokumente, mit denen er zu tun hat (also auch solche, bei denen er sich selbst als Autor betätigt), zügig und konsistent zu formatieren. Das erhöht nicht nur die Qualität und senkt den Frust. Speziell freie Lektoren und Redakteure können dadurch sogar zu einem besseren Verdienst kommen, weil die Arbeit schneller zu schaffen ist. Erreichen lässt sich das aber tatsächlich nur, wenn konsequent mit Dokument- und Formatvorlagen gearbeitet wird.

Am besten ist es, wenn Sie spezielle Dokumentvorlagen (mit entsprechend speziellen Formatvorlagen) für bestimmte Zwecke verwenden, und das evtl. sogar gleichzeitig! Wie das gehen kann, sehen zeige ich Ihnen später.

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Motivation 2: Schablonen und Layout

Eine der Hauptanwendungen von Word ist das Gestalten der entstehenden Texte. Word kann als Layoutprogramm verwendet werden. Kann nicht nur, sondern wird es auch, denn für jeden Autor z. B. gehört die „Optik“ selbstverständlich zum Schreiben dazu, zumindest, wenn es um Sach- und Fachbücher geht. Als Lektor oder Redakteur hat man es meist mit inhaltlich (so gut wie) fertigen Dokumenten zu tun, die Autoren z. B. als Beiträge zu Zeitschriften oder Büchern an Verlage abgeliefert haben, oder auch – das trifft v. a. auf frei schaffende Lektoren und Redakteure zu – mit Abschlussarbeiten (z. B. Diplom- und Doktorarbeiten). Oft sollen solche mit Word geschriebenen Dokumente auch mit Word fertig gestaltet und zum Drucken ausgegeben werden.

Ob Autor, Lektor oder Redakteur: Die Gestaltung beginnt immer damit, grundsätzliche Entscheidungen zu Seitengröße und Seitenrändern zu treffen (was ein Setzer oder Layouter als Einrichten des Satzspiegels bezeichnen würde). Danach gilt es zu überlegen, welche Schriften und Schriftgrößen verwendet werden und ob die Absätze einen Einzug oder Platz davor und dahinter erhalten sollen usw. Auch Musterelemente wie Standardtexte oder -grafiken, die evtl. auf bestimmten Seiten (oder auf allen) vorhanden sein sollen, sind in die Planung miteinzubeziehen. Und es gilt, viele Einstellungen auszuprobieren – so lange, bis alles den persönlichen Vorstellungen oder den Vorgaben entspricht, und das alles unter Rücksicht auf typografische Grundregeln.

Die Tests kann man spontan, unsystematisch und vollständig manuell vornehmen, was entsprechend viel Zeit benötigt und auf Dauer sehr unbefriedigend ist. Die andere Vorgehensweise besteht darin, eine Dokumentvorlage zu entwerfen (oder auf eine bereits vorhandene zurückzugreifen), Formatvorlagen zu definieren, alle Passagen des Dokuments mit Formatvorlagen zu belegen und alle Tests auf Änderungen an den Definitionen zu beschränken.

Hinweis:
Ein großer Vorteil von Formatvorlagen ist gerade, dass sich konsistente Formatierungsänderungen über das gesamte Dokument hinweg erreichen lassen, indem man einfach eine kleine Änderung an der Definition einer Formatvorlage vornimmt. Schneller und effektiver geht es nicht.

Zum Layouten mit Word gehört meist auch, dass man die Kopf- und Fußzeilen gestaltet und ein Inhaltsverzeichnis anlegt.

Gestaltungsbeispiel 1: Lebende Kolumnentitel

Text-Profis wie wir kennen die Bezeichnung „lebender Kolumnentitel“. Wie können mit Word lebende Kolumnentitel erzeugt werden? Voraussetzung dafür ist, dass die Textpassagen die in den Kolumnentitel aufgenommen werden sollen (meistens Überschriften oder Teile aus Überschriften), mit Formatvorlagen ausgezeichnet wurden! Denn nur dann kann die Feldfunktion StyleRef, die für lebende Kolumnentitel zuständig ist, eingesetzt werden. StyleRef heißt nämlich „Verweis auf Formatvorlage“.

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Bild 1: StyleRef-Feldfunktion in Aktion: Der Verweis auf die Formatvorlage „u1_zeichen“ führt zur Anzeige eines Textes, der Teil einer Überschrift ist.

Ohne Formatvorlagen (und ohne Kenntnis der StyleRef-Funktion) muss man entweder ganz auf lebende Kolumnentitel verzichten oder die Kopfzeilen mühsam manuell mit den entsprechenden Texten füllen.

Gestaltungsbeipiel 2: Inhaltsverzeichnis

Ein Inhaltsverzeichnis enthält alle oder zumindest alle wichtigen Überschriften eines Dokuments. Wie lässt sich ein Inhaltsverzeichnis in Word automatisch generieren? Das Programm benötigt dazu zwei verschiedene Informationen: Zum einen muss es wissen, welche Textpassagen Überschriften sind, und zum anderen, von welcher Ordnung die jeweilige Überschrift ist. Die Inhaltsverzeichnisfunktion von Word greift auf Formatvorlagen zu, die diese Informationen enthalten.

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Bild 2: Optionen für das Inhaltsverzeichnis: den Überschrift-Formatvorlagen (wie auch allen anderen im Dokument vorhandenen Formatvorlagen) können Inhaltsverzeichnisebenen zugewiesen werden, die Word nutzt, um das Inhaltsverzeichnis auf Knopfdruck automatisch zu erstellen.

Wurden die Überschriften gar nicht oder mit den falschen Formatvorlagen ausgezeichnet, kann das Inhaltsverzeichnis nicht automatisch generiert werden. Was das bei einem Dokument mit vielen Kapiteln und Unterkapiteln bedeuten würde, brauche ich nicht näher zu beschreiben.

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Motivation 3: Schablonen und Navigation

Das Inhaltsverzeichnis ist der Spiegel der Struktur eines Dokuments, es steht jedoch fest an einer bestimmten Stelle, nämlich am Anfang oder Ende des Dokuments, und liegt daher während des Lesens oder Editierens am Bildschirm außerhalb der Reichweite. Insbesondere bei langen und komplex aufgebauten Texten ist es wünschenswert, die Struktur des Dokuments immer sehen zu können. Dazu wäre es gut, wenn man so etwas wie die Lesezeichen in PDF-Dokumenten nutzen könnte. Tatsächlich bietet Word 2010–2016 diese Funktion. Sie nennt sich „Dokumentstruktur“ und ist Teil der sog. Navigationsansicht, die sich folgendermaßen aufrufen lässt: entweder über

Menüband [Ansicht – Gruppe „Anzeigen“: Navigationsbereich]

oder über die Tastenkombination

<Strg-f>,

die in früheren Versionen für Suchen stand.

Der Navigationsbereich geht auf der linken Bildschirmseite auf, kann aber beliebig platziert werden. Er besteht aus drei Reitern:

  • Dokumentstruktur
  • Seitenminiaturen und
  • Suchergebnisse.

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Bild 3: Ansicht Dokumentstruktur im Navigationsbereich

Auch in älteren Word-Versionen konnte man die Ansichten Dokumentstruktur und Seitenminiaturen zu den Hauptansichten (Layout, Gliederung und Entwurf bzw. Normal) hinzuschalten, bei Word 2010–2016 sind die Suchergebnisse dazugekommen. Und das Hinzuschalten ist irgendwie selbstverständlicher geworden – wohl, weil man doch recht häufig mit <Strg-f> arbeitet und so den Navigationsbereich zur Ansicht bringt.

Wichtig an dieser Stelle: Die Ansicht Dokumentstruktur bietet eine äußerst praktische und hilfreiche Funktion zur Navigation im Dokument, und zwar auf der Basis der Überschriften. Damit die Überschriften in der Dokumentstruktur zu sehen sind, müssen sie allerdings bestimmte Eigenschaften haben.

Probieren Sie einmal aus, was passiert, wenn Sie den Textstellen, die Überschriften sein sollen, einfach entsprechend große, ins Auge springende Schriften zuweisen, ohne Formatvorlagen anzuwenden: Keine dieser „Überschriften“ ist in der Dokumentstruktur zu sehen!

Angezeigt werden hier nämlich nur Überschriften, die hierarchisch aufeinander abgestimmt sind, damit klar zu erkennen ist, ob es sich um eine Überschrift 1. Ordnung, 2. Ordnung usw. handelt. Gesteuert wird das über die Absatzeinstellung „Gliederungsebene“:

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Bild 4: Einstellung der Gliederungsebene

Man könnte die Einstellungen zur Gliederungsebene manuell bei jeder Überschrift einzeln vornehmen (indem man die jeweilige Absatzformatierung entsprechend ändert). Der Effekt hinsichtlich der Dokumentstruktur wäre genau der erwünschte: Die Struktur würde wunderbar angezeigt werden. Nicht so wunderbar allerdings wäre der damit verbundene Aufwand. Hier zeigt sich der große Vorteil der Formatvorlagen-Methode: Die Gliederungsebenen sind lediglich einmal in den Definitionen der Formatvorlagen einzustellen, und die Schablonen, als die die Formatvorlagen dienen, können dann jederzeit und so oft wie nötig bei allen Textstellen, die Überschriften werden sollen, angewandt werden, und zwar jeweils mit einem einzigen Klick.

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Motivation 4: Team-Arbeit

Der Austausch von Dokumenten mit anderen Personen ist eine der am häufigsten vorkommenden Aktionen im Geschäftsalltag überhaupt. Wir alle erleben dabei immer wieder unschöne Überraschungen (gemeint sind hier nur solche, die sich auf Word beziehen 😉 ): Das vom Lektor bearbeitete Dokument sieht beim Autor nach dem Öffnen ganz anders aus (umgekehrt natürlich genauso); oder die Beteiligten können aus unerfindlichen Gründen nicht auf dieselben Funktionen zugreifen, obwohl alle die neueste Version von Word verwenden… Die Liste von Ungereimtheiten ließe sich noch beliebig verlängern. Dass solche Effekte mit Dokument- und Formatvorlagen (oder mit Vorlagen im weitesten Sinne) zusammenhängen können, darauf kommen die Beteiligten meistens gar nicht oder erst, nachdem etliche andere vermutete Fehlerquellen ausgeschlossen wurden. Dabei könnte das Leben mit Word so einfach sein. Viele Probleme treten nämlich nicht auf, wenn einigermaßen konsequent mit Dokument- und Formatvorlagen gearbeitet wird und die Zusammenhänge zwischen den Vorlagen aller Art, die Word verwendet, klar sind.

Wissen Sie z. B., dass das unterschiedliche Aussehen eines Dokuments auf zwei Rechnern u. U. auf ein kleines Häkchen im Fenster Dokumentvorlagen und Add-Ins zurückzuführen ist? Das Setzen oder Weglassen dieses unscheinbar aussehenden und versteckt angeordneten Häkchens ist vielleicht die Entscheidung mit den größten Auswirkungen überhaupt, wenn es um den Umgang mit Dokument- und Formatvorlagen geht.

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Bild 5: Kleines Häkchen mit großer Wirkung: Dokumentformatvorlagen automatisch aktualisieren

Ist Ihnen klar, dass sich Schnellformatvorlagen und „übliche“ Formatvorlagen u. U. voneinander unterscheiden können? Ist Ihnen bewusst, dass es mehrere Sorten von Vorlagendateien gibt, die u. U. alle an andere Personen zusammen mit dem Dokument weiterzugeben sind, damit es keine Probleme gibt? Auf all diese Fragen werden auf dieser Seite Antworten gegeben.

Das „Bändigen“ oder „Zähmen“ von Word, wie es einige amerikanische Autoren nennen, ist ein Bild, das sich an dieser Stelle geradezu aufdrängt. Das „Raubtier“ Word zeigt sich im Zusammenhang mit Dokument- und Formatvorlagen sowie dem Austausch von Word-Dateien ganz besonders deutlich.

Teamarbeit geht heute über den Austausch von Dateien per E-Mail oder FTP hinaus. Cloud Computing ist das Stichwort. Bei Verfahren wie Dropbox, die viele von uns nutzen, spielt sich das Wichtige, nämlich die Bearbeitung von Dokumenten, nach wie vor auf den lokalen Rechnern der Nutzer ab, sodass das vorstehend Geschriebene gilt. Die Steigerung ist „echtes“ Cloud Computing, wie es die Word Web App oder Word Online in der Microsoft-Cloud OneDrive (ältere Bezeichnung: SkyDrive) bietet oder wie es firmenintern über Sharepoint möglich ist. In der Word Web App stehen ebenfalls Formatvorlagen zur Verfügung, und sie sind auch hier der Garant dafür, dass alle, die Änderungen an einem Dokument vornehmen, dies konsistent tun können, und zwar ohne dass das Programm Word auf dem Rechner des Nutzers installiert sein muss. Word Web App heißt: Word läuft (in etwas abgespeckter Form) im Internet und kann über jeden Browser und von den unterschiedlichsten Geräten (PCs, Notebooks, Tablets, Smartphones) aus bedient werden.

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Motivation 5: Weiterverarbeitung mit Layoutprogrammen

Auch zum Datenaustausch, aber mit einem anderen Ziel, gehört die Weiterverarbeitung von Word-Dateien, also das Importieren der Daten in ein Layoutprogramm wie InDesign, FrameMaker oder QuarkXPress. Was viele Setzer und Layouter nicht wissen (wollen), ist, dass gut vorbereitete, also konsequent mit Formatvorlagen ausgezeichnete Word-Dateien beim Layouten enorm Zeit und Kosten sparen helfen. In der Praxis gibt es allerdings kaum gut vorbereitete Word-Dateien. Der typische Ausspruch von frustrierten Setzern ist: „Die Formatierung der Word-Datei habe ich platt gemacht und in InDesign alles von Grund auf neu aufgebaut und sauber formatiert.“ Warum ist das so? Wahrscheinlich, weil die an der Realisierung eines Buchprojekts Beteiligten sich ganz auf das Dokument vor sich konzentrieren und nicht erkennen, dass es nur ein Glied in einer Gesamtkette ist; sie sind darauf bedacht, einzig und allein ihren Kettenabschnitt in Ordnung zu halten, egal ob das vorhergehende oder nächste Glied passt oder nicht. Es wird, wenn nötig, mit Aufwand passend gemacht.

Diese Situation des Nichtnutzens von Vorleistungen, und des unnötigen Mehrfachausführens ähnlicher Arbeiten kann einfach dadurch behoben werden, dass sich Lektoren/Redakteure/Autoren mit Herstellern und Setzern in technischer Hinsicht abstimmen. Wichtig dazu sind bestimmte Kenntnisse über die beteiligten Programme und ganz besonders über die Funktion und Handhabung von Formatvorlagen in den Programmen. Im Grunde ist das sehr einfach: Dem Prinzip der Formatvorlagen in Word entspricht das Prinzip der Stilvorlagen in den Layoutprogrammen. Werden diese Vorlagen auf beiden Seiten konsequent eingesetzt, so können Word-Daten fast reibungslos in eine Layoutdatei übernommen werden!

Was ist für diesen Zweck das wesentliche Kennzeichen von Formatvorlagen? Nein: nicht die dahinterliegenden Formatierungen, sondern die Tatsache, dass sie einen Namen haben! Wenn in Word und im Layoutprogramm mit absolut identischen Namen der Formatvorlagen gearbeitet wird, braucht im Layoutprogramm nach dem Import kein einziger Absatz, keine einzige Textstelle, noch einmal formatiert zu werden! Der Text wird platziert und alles ist in Form. Der Setzer kann sich voll und ganz auf das Layout konzentrieren, also auf den Einbau von Bildern, Tabellen, Gleichungen usw.

Um es noch einmal deutlich zu machen: Es ist vollkommen egal, wie z. B. ein Absatz mit der Formatvorlage „fliess_n_u“ (bedeutet: „Fließtext nach Überschrift“) rein optisch aussieht– er kann etwa in der Schrift Times New Roman 12 pt in der Farbe Schwarz vorliegen. Wenn der Layouter in InDesign einen Absatzstil „fliess_n_u“ mit der Schrift Adobe Garamond Pro 12 pt in blauer Schrift definiert hat, dann ist der importierte Word-Absatz allein wegen der Namensgleichheit von Formatvorlage (Word) und Stilvorlage (InDesign) nicht in Times New Roman 12 pt schwarz, sondern in Adobe Garamond Pro 12 pt blau ausgeführt – automatisch! Analoges gilt, wenn z. B. ein Überschriftstil in InDesign mit roter Farbe belegt wird.

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Bild 6: Definition der Absatz-Formatvorlage „fliess_n_u“ in Word. Wichtigstes Kennzeichen ist die Schrift „Times New Roman 12 pt schwarz.“

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Bild 7: Liste der Absatzstile in InDesign; sie heißen so wie die in Word.

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Bild 8: Grundlegendes Zeichenformat des Absatzstils „fliess_n_u“ in InDesign

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Bild 9: Schriftfarbe des Absatzstils „fliess_n_u“ in InDesign

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Bild 10: Ausschnitt aus dem Fenster in InDesign, in dem die Import-Optionen eingestellt werden können. Hier ist gewählt, dass für importierte Absatz- und Zeichenformate automatisch InDesign-Formatdefinitionen (also InDesign-Stile) verwendet werden.

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Bild 11: Ausschnitt aus einer Word-Datei, die für den Import in InDesign vorbereitet wurde

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Bild 12: Importierter Word-Text in InDesign. Überschrift und Fließtext tragen nach dem Import andere Schriften und Schriftfarben als in Word. Voraussetzung: Namensgleichheit von Formatvorlagen (Word) und Stilvorlagen (InDesign)

In den aktuellen Versionen von Layoutprogrammen (in InDesign bereits ab der Version CS2) gibt es sogar die Möglichkeit, einer Formatvorlage AB von Word eine Stilvorlage XY im Layoutprogramm zuzuordnen, und schon werden beim Import alle AB-formatierten Word-Textstellen in XY-formatierte InDesign-Textstellen umgewandelt. D. h., die Namen müssen auf beiden Seiten nicht mal mehr identisch sein (allerdings ist dieses Verfahren nicht sofort anwendbar, sondern muss vom Layouter getestet werden).

Als bester Weg hat sich in vielen meiner Projekte erwiesen, vor Beginn der Lektoratsarbeiten den Layouter im Layoutprogramm alle Stil- bzw.- Formatvorlagen entwickeln zu lassen (in Absprache). Direkt von ihm oder über den Verlagshersteller lässt man sich dann die Namen (und am besten auch die Definitionen) der Stilvorlagen geben und baut in Word die Formatvorlagen mit denselben Namen (aber eigenen Formatdefinitionen) nach. Manuskripte, die damit ausgezeichnet werden, erzeugen beim Layouter Vertrauen, und er wird weniger Scheu vor dem formatierten Import der Daten in sein Layoutprogramm haben.

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Motivation 6: Konsistente Strukturierung

XML und E-Books

Neben der optimalen Vorbereitung von Word-Dokumenten für den klassischen Satz gibt es noch ein weiteres gewichtiges Argument für den Einsatz von Dokument- und Formatvorlagen: Sie dienen dazu, ein Dokument konsistent zu strukturieren.

Das Thema „Struktur“ spielt heute eine ganz entscheidende Rolle bei der Präsentation und Publikation von Informationen. Wir leben im Zeitalter von Multimedia, Internet und E-Books, immer mehr Verlage sind bestrebt, die einmal erstellten Informationen möglichst oft in ganz unterschiedlicher Form verwerten zu können. Und sei es nur, die nächste Auflage eines Buches möglichst schnell und trotzdem in hoher Qualität auf der Basis der aktuellen Auflage erstellen zu können.

Die standardisierte allgemeine (neutrale) Markierungssprache, zu Englisch „Standard Generalized Markup Language“ (SGML), galt lange als die Lösung dieses Problems. Abgeleitet von SGML sind die Hypertext-Markierungssprache („Hypertext Markup Language“, HTML) und die erweiterbare Markierungssprache („Extensible Markup Language“, XML), von denen alle in der Verlagsbranche Tätige zumindest schon einmal etwas gehört haben. HTML kennt praktisch jeder, der mit dem Internet umgeht, erst recht jeder, der seine eigene Homepage aufgebaut hat. XML hat sich inzwischen als das optimale Format für die Verlagswelt herausgestellt (daher sind z. B. Word 2010–2016 und OpenOffice komplett in XML programmiert). XML ist u. a. auch die Grundlage des Standardformats für E-Books EPUB.

Die wichtigste technische Voraussetzung für die Erzeugung von E-Books ist die konsequente und konsistente Auszeichnung mit Formatvorlagen, und zwar im „Ursprungsprogramm“. D. h., wenn Word (oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm) die Quelle für das spätere EPUB-Format ist, dann ist die Auszeichnung in Word vorzunehmen, ist ein Layoutprogramm die E-Book-Quelle, dann dort. Die Formatvorlagen (bzw. Stilvorlagen) dienen als Grundlage für die Auszeichnungs-Tags im HTML- oder XML-Programm, die immer (ohne Ausnahme) zur Erzeugung von E-Books verwendet werden. Gut vorbereitete Word- oder Layout-Dokumente sind also das A und O der E-Book-Erstellung.

Wird aus Word heraus HTML erzeugt, so kann man das interne Cascading Style Sheet (CSS), das immer automatisch entsteht, mit einem HTML-Programm wie NVU betrachten:

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Bild 13: Blick in das CSS einer HTML-Datei. „fliessnu“ und „fliess“ sind die Namen zweier Absatz-Formatvorlagen, die bereits in der ursprünglichen Word-Datei angelegt und vergeben wurden.

Wird die HTML-Datei in das EPUB-Format umgewandelt, so werden die Formatvorlagen „weitervererbt“:

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Bild 14: Blick in das CSS einer EPUB-Datei, die sich nach Umwandlung einer HTML-Datei ergeben hat. Rechts sind wieder die Namen der Absatz-Formatvorlagen der ursprünglichen Word-Datei zu sehen.

Die EPUB-Datei kann auf einem PC z. B. mit dem Programm Adobe Digital Editions betrachtet werden:

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Bild 15: Blick in die EPUB-Datei mit dem Programm „Adobe Digital Editions“.

Das EPUB-Format kann (z. B. mit dem Programm Calibre) weiter in das für Kindle-Geräte passende MOBI-Format konvertiert und dann z. B. auf dem PC mit „Kindle für PC“ angeschaut werden:

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Bild 16: Blick in die MOBI-Datei mit dem Programm „Kindle für PC“.

Dass die Anzeige in den verschiedenen E-Book-Formaten unterschiedlich ausfällt, liegt daran, dass die Formate eigene Standardschriften verwenden. Doch die Struktur des Textes, die durch die Formatvorlagen in Word eingerichtet wurde, zieht sich durch bis zu den E-Books.

Ist ein Word-Dokument „ordentlich“ vorbereitet, also konsistent strukturiert, so kann entweder aus Word heraus HTML exportiert werden, auf dessen Basis XHTML und dann EPUB oder MOBI erzeugt wird, oder das Dokument wird in ein EPUB-Programm wie Jutoh oder Sigil importiert, oder es läuft noch einmal in ein Layoutprogramm und EPUB wird von hier aus erzeugt (für MOBI wäre eine weitere Konvertierung nötig).

Da die meisten Word-Dokumente jedoch nicht konsistent strukturiert werden – aus Unkenntnis der Zusammenhänge – muss die Struktur mühsam in den HTML- oder XML-Code der konvertierten Datei hineingebracht werden – oder aber, man lässt es sein und publiziert ein E-Book voller formaler Fehler. Letzteres passiert leider gar zu häufig. Will ein Verlag oder auch ein einzelner Autor, dass ein E-Book gute Besprechungen erhält – vorausgesetzt, die Qualität des Inhalts stimmt! –, dann sollte an der Formatierung nicht gespart werden, sondern sie sollte möglichst fehlerfrei sein.

Anmerkung:
Lektoren und Redakteure können ihren Beitrag dazu leisten, ohne gleich zu HTML- oder XML-Programmierern werden zu müssen, sondern einfach, indem sie das Problem an der Wurzel anfassen und die ursprüngliche Word-Datei konsequent und konsistent mit Formatvorlagen auszeichnen.

Mehr zum Thema E-Books finden Sie auf der Website von E-Books and more.

PDFs

Neben der Weiterverarbeitung in Richtung HTML oder XML kann die konsistente Auszeichnung eines Word-Dokuments auch bei der PDF-Erzeugung wichtig sein.

Vielen Anwendern ist nicht bewusst, dass PDF-Dateien – obwohl sie eigentlich nur das Layout 1:1 wiedergeben – im Hintergrund auch Strukturinformationen des ursprünglichen Programms mitführen, vorausgesetzt, diese Information war im Erzeugerprogramm vorhanden und wurde an die PDF-Datei übergeben. PDFs können aus Word heraus mit dem Befehl Menüband [Datei – Speichern unter – PDF] oder mit einem der zahlreichen „PDFMaker“, z. B. dem von Adobe Acrobat, erzeugt werden. Dabei lässt sich einstellen, dass Strukturtags übergeben werden. Diese sind aber nur vorhanden, wenn das Word-Dokument mit Formatvorlagen ausgezeichnet wurde.

Was bewirken die Tags in einer PDF-Datei? Drei Wirkungen sind besonders wichtig:

  • Kommentare, die in einer getaggten PDF-Datei in einem Überprüfungsprozess von den teilnehmenden Team-Mitgliedern eingebaut werden, können in die ursprüngliche Word-Datei importiert werden. D. h., dadurch, dass auf beiden Seiten – in Word und in PDF – die Struktur bekannt und identisch ist, „versteht“ Word die Kommentare der PDF-Datei, kann sie also beim Import an den richtigen Stellen einbauen. Ohne Formatvorlagen wäre das undenkbar.
  • PDFs können barrierefrei gemacht werden. Das bedeutet nichts anderes, als dass der Inhalt mit Zusatztools, die sich „Screen Reader“ nennen, dem Anwender vorgelesen werden kann (ein solcher „Vorleser“ ist im Vollprogramm Acrobat eingebaut). Es erfolgt also eine Konvertierung der geschriebenen Daten in Sprache. Voraussetzung ist das Vorhandensein von Tags, also von Strukturinformation. Ohne diese Information wüsste ein solcher Screen Reader z. B. nicht, dass er bei zweispaltigem Text am Ende der ersten Spalte angekommen ist und am Anfang der zweiten fortsetzen soll. Denn eine PDF-Datei ohne Struktur ist einfach nur eine Ansammlung von Bits und Bytes und deren Koordinaten auf der Seite.
  • Um eine PDF-Datei auf mobilen Anzeigegeräten wie Smartphones oder E-Book-Readern lesen zu können, muss – wie bei echten E-Book-Formaten wie EPUB – ein „Reflow“ (deutsch: „Umfließen“) möglich sein, denn sonst würde man immer nur einen kleinen Ausschnitt einer PDF-Seite sehen und müsste den Ausschnitt ständig manuell verschieben. Die Reflow-Funktion ist nur vorhanden, wenn die PDF-Datei Strukturtags enthält.

Die Tags können in einer PDF-Datei mit dem Vollprogramm Acrobat direkt angeschaut werden. Dazu braucht man nur die Schaltfläche Tags im Navigationsfenster zu betätigen.

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Bild 17: Tags in Adobe Acrobat

Neben den Tags kann man sich in Acrobat auch die Reihenfolge der getaggten Elemente anzeigen lassen:

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Bild 18: Reihenfolge von getaggten Elementen in Acrobat

In dieser Reihenfolge würde der Text vorgelesen werden.

Wie Tests zeigen, ist bei der Umwandlung in PDF allerdings darauf zu achten, dass ein professionelles Werkzeug verwendet wird wie das Vollprogramm Acrobat. Die in Word eingebaute PDF-Erzeugungsfunktion hat – zumindest bei komplexen Dokumenten und speziellen Schriften – erhebliche Probleme, die Strukturinformation korrekt zu übergeben.

Motivation 1: Schablonen und Effektivität

Motivation 2: Schablonen und Layout

Motivation 3: Schablonen und Navigation

Motivation 4: Team-Arbeit

Motivation
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Dokument- und Formatvorlagen mit MS Word 2010/2013/2016

Unter diesem Titel hat Walter zusammen mit Susanne Franz vom 22.4.2016 ( 9:00–17:00) bis 23.4.2016 (9:00–13:00) ein VfLL-Seminar (www.vfll.de) im Seminarzentrum Berlin, Kantstraße 47, 10625 Berlin (www.erlebnis-factory.de) veranstaltet.

Lerninhalte:

  • Formatvorlagen als Grundkonzept für die Manuskriptvorbereitung
  • Zuweisen, Einsatz und Erstellen von Formatvorlagen
  • Formatierung organisieren: Dokumentvorlagen

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Word und Open Office: Änderungen verfolgen

  • Open Office in den neueren Versionen (mindestens ab Version 3) kann Word-Dateien, die mit 2007 bis 2016 erzeugt wurden (oder auf dem Mac mit 2011 bis 2016), prinzipiell öffnen. Das gilt sowohl

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