Seminarreihe „Word“ 2020 in Frankfurt

Für den Verband der freien Lektorinnen und Lektoren (VfLL) veranstalte ich 2020 eine Reihe von Word-Seminaren in Frankfurt/M.

26./27.3.2020  Word I – der Einstieg (Anmeldeschluss: 28.2.2020). Näheres mehr lesen

Vergleich von PDF-Programmen – Teil 1: Kommentare

Programmauswahl

Die Hauptanwendung von PDFs im Lektorat ist das Kommentieren, also das Anbringen von Hinweisen zu Korrekturen. Wie das im Einzelnen geschieht, welche Kommentarwerkzeuge zu welchem Anmerkungszweck verwendet werden (sollten), wird in separaten Beiträgen beschrieben (siehe z. B. Korrekturanmerkungen und Kommentarwerkzeuge: Grundsätzliches und Kommentarwerkzeuge: Zugriff). Hier möchte ich einen Überblick über die Möglichkeiten geben, die die wichtigsten PDF-Programme hinsichtlich des Kommentierens bieten. Dabei geht es nicht nur um die Kommentarfunktionen im engeren Sinn, sondern auch um Funktionen, die im Zusammenhang mit dem Kommentieren Bedeutung erlangen können, weil sie die Arbeit erleichtern oder überhaupt erst möglich machen.

Verglichen werden die Programme

Die drei Acrobat-Versionen des PDF-Erfinders Adobe setzen den Standard. Insbesondere der Acrobat Reader ist weit verbreitet, auch unter Lektorinnen und Lektoren. Wenn man sich intensiver mit PDFs beschäftigt, reichen die Möglichkeiten des Readers nicht mehr aus; viele Anwender steigen dann um auf Acrobat Standard oder sogar auf Acrobat Pro. Beide sind zwar äußerst leistungsfähig, aber viele Funktionen gehen weit über das hinaus, was im Lektorat verlangt wird, und sie sind teuer (um 200 EUR pro Jahr). Sucht man nach Alternativen, stellt sich das Problem, in der riesigen Menge an PDF-Programmen und -Progrämmchen das passende zu finden. Da die Kommentierung wie oben angemerkt die Hauptanwendung im Lektorat ist, sollte ein Alternativprogramm insbesondere in dieser Hinsicht stark sein. Auf die von mir vorgestellten Programme trifft das zu. Kommentarfunktionen bieten viele PDF-Programme, doch längst nicht alle sind kompatibel zu Acrobat. Ohne diese Kompatibilität ist aber kein professioneller Datenaustausch möglich, daher gehe ich auf inkompatible Programme (wie den durchaus bekannten, aber proprietären PDF Annotator) nicht ein.

Anmerkung: Die Bezeichnung „Kommentar“ wird verwendet, wenn es allgemein um Kommentare geht; „Kommentarfenster“ ist das Fenster, das durch Doppelklick auf einen Kommentar geöffnet wird, geöffnete Kommentarfenster werden oft auch „Kommentar-Popups“ genannt.

Tabellarische Vergleichsübersicht

Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über die ausgewählten Programme und ihre Funktionen. Die einzelnen Punkte werden in den nächsten Abschnitten beschrieben.

Preisklasse

Die Angaben (in EUR) sind vom Frühjahr 2018. Acrobat Standard und Pro können nur noch gemietet werden (monatlich zu zahlen), die anderen Programme können wie gewohnt einmalig erworben werden. Bei Acrobat kommen im Jahr Kosten zwischen rd. 190 und 220 EUR zusammen. Setzt man eine Nutzung von drei Jahren an, summiert sich das auf 570 bis 660 EUR. Verglichen damit sind die anderen Programme äußerst günstig. Hier fallen bei gleicher Nutzungslänge (bevor kostengünstig upgegradet werden sollte) zwischen 40 und 150 EUR an! Das beste Preis-/Leistungsverhältnis bietet eindeutig PDF-XChange, zumal dieses Programm, wie die Tabelle zeigt und die nachfolgende Beschreibung der Funktionen untermauert, optimal auf die Belange des Einsatzes in Lektorat und Korrektorat zugeschnitten ist.

Funktionen

Kommentare

  • Kompatibilität: Wie bereits oben angemerkt, werden hier nur Programme vorgestellt, die hinsichtlich der Kommentare kompatibel zu Acrobat sind. In diesem Fall sind die Acrobat-Alternativprogramme auch untereinander kompatibel. Kompatibilität bedeutet, dass Kommentare, die mit einem Programm erzeugt wurden, in jedem der anderen Programme bearbeitet werden können. Das muss allerdings nicht heißen, dass in allen Programmen identische Kommentarwerkzeuge vorhanden sind. So verfügen PDF-XChange und Nuance PowerPDF z. B. nicht über das Einfügen-Werkzeug, aber Einfügen-Kommentare aus Acrobat oder Foxit werden in PDF-XChange und Nuance PowerPDF angezeigt und können bearbeitet werden. Zur Bearbeitung gehören auch das Antworten und Abhaken. Das heißt, die zu Acrobat kompatiblen PDF-Programme sind vollständig in einen PDF-Team-Workflow integrierbar.

Textkommentare

Vorhandene Kommentarwerkzeuge: Unterschieden werden Text-, Grafik- und Stempelwerkzeuge. Ihre Handhabung ist in allen Programmen mehr oder weniger identisch. Abweichungen gibt es v. a. beim Zugriff (die Programme haben unterschiedliche Menüstrukturen) und bei den Voreinstellungen (siehe unten). Übrigens: Die Unterscheidung zwischen offenen und geschlossenen Kommentaren, die ich im Beitrag 

Kommentaranmerkungen
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Mustersuche in PDFs

Übliche Suche in PDFs

In PDF-Dateien zu suchen, ist grundsätzlich ganz einfach: Man ruft per Strg-f das Suchenfenster auf, gibt den zu suchenden Text ein und bestätigt mit Enter. Das trifft nicht nur auf Acrobat (Reader und Vollprogramm) zu, sondern auch auf die meisten Acrobat-Alternativprogramme.

Bild 1: Einfache Suche in Acrobat. Über die Schaltfläche „Weiter“ gelangt man zur nächsten Fundstelle.

Möchte man nicht nur von einer Fundstelle zur nächsten springen können, sondern würde man gerne eine Liste aller Fundstellen präsentiert bekommen, um die gewünschte mit einem Klick auswählen zu können, muss man die sog. erweiterte Suche aufrufen. Das geschieht (in allen mir bekannten PDF-Programmen) per Strg-Umsch-f .

Bild 2: Erweiterte Suche in Acrobat; hier das Eingabe-Fenster
Bild 3: Ergebnisliste in Acrobat
Bild 4: Ergebnisliste in Nuance Power PDF

Bei der erweiterte Suche wird in vielen PDF-Programmen, z. B. in Acrobat, zweistufig vorgegangen: Zunächst öffnet sich ein Fenster, in dem die Eingabe vorgenommen wird (vgl. Bild 2), das Abschicken der Suche öffnet ein zweites Fenster, in dem die Ergebnisliste angezeigt wird (Bild 3 und Bild 4). Für eine neue Suche muss (über die Schaltfläche Neue Suche) in das Eingabefenster zurückgegangen werden.

PDF-XChange ist eines der PDF-Programme, bei dem im Eingabefenster auch die Ergebnisliste angezeigt wird. Ein neuer Suchbegriff kann dann einfach direkt hier eingegeben werden (siehe Bild 5).

Bild 5: Eingabe- und Ergebnisfenster von PDF-XChange

Die nächste „Steigerung“ der Suche wäre die Suche in einem PDF-Datei-Index. Damit beschleunigt sich die Suche immens, was insbesondere bei großen PDF-Dateien oder bei der Suche über mehrere Dateien hinweg eine spürbare Hilfe ist. Auf die Details gehe ich hier nicht ein, diesem Punkt wird ein separater Beitrag gewidmet.

Mustersuche

Eine Suchenfunktion, die man von Textverarbeitungsprogrammen wie Word her kennt,  wird von den meisten PDF-Programmen leider nicht angeboten: die Mustersuche.

Das einzige mir bekannte PDF-Programm, mit dem sich nach Mustern suchen lässt, ist Nuance Power PDF.

Im Eingabefenster der erweiterten Suche können vorgefertigte Muster (wie etwa E-Mail-Adresse) ausgewählt (Bild 6) oder ein eigenes Muster eingegeben werden (Bild 7).

Bild 6: Vorgefertigtes E-Mail-Adress-Muster in Nuance Power PDF
Bild 7: Eingabe eines eigenen Musters in Nuance Power PDF

In der Hilfe von Nuance Power PDF wird nicht von eigenen  oder benutzerdefinierten „Mustern“ gesprochen, sondern von benutzerdefinierten „Vorlagen“ oder „Masken“. Das ist auch berechtigt, weil es sich um eine rudimentäre Mustersuche handelt, aber immerhin.

Hier ein Ausschnitt aus der Nuance-Power-PDF-Hilfe:

Verwenden Sie eine Maske, wenn die vordefinierten Vorlagen nicht Ihren Anforderungen entsprechen oder die Telefonnummern in Ihren Dokumenten einem anderen Muster folgen oder Sie nach Elementen mit einer festen Struktur suchen möchten, die nicht von den verfügbaren Vorlagen abgedeckt werden, z. B. Kfz-Kennzeichen, Flugnummern oder Dokumentkennzeichen in Ihrem eigenen Ablagesystem.

Wählen Sie die Option Looks Like Search™ Benutzerdefinierte Vorlage im entsprechenden Suchdialogfeld und geben Sie eine Maske ein. In der Maske legen Sie die Anzahl der gesuchten Zeichen und die Art der Zeichen, d. h. Zahlen, Buchstaben, Satzzeichen oder eine Mischung davon fest. Ein feststehender Text mit den zulässigen Zeichen beschreibt die Optionen in größerer Ausführlichkeit als diese Zusammenfassung:

A = Alphabet in Groß- oder Kleinschreibung (A-Z, a-z). Buchstaben mit Umlauten wie ä, ö, ü oder Akzenten wie é, à usw. und der Buchstabe ß sind nicht zulässig.
9 = Nur Ziffern (0-9)
O = Buchstabe oder Ziffer
X = Buchstabe, Ziffer oder Satzzeichen

In dem in Bild 7 zu sehenden Beispiel wird mit dem Muster #9.99{sid nach Textstellen gesucht, die beliebige Laufnummern haben, wobei die Laufnummer aus zwei Teilen aufbaut ist: einer einstelligen Zahl (im Muster ausgedrückt durch die Ziffer 9), gefolgt von einem Punkt, und danach einer zweistelligen Zahl (im Muster ausgedrückt durch die Ziffernfolge 99). Vor der Laufnummer steht eine Raute #, die aber so geschrieben im Text auftritt, also keine Musterfunktion hat. Nach der Laufnummer kommen weitere Zeichen ohne Musterfunktion.

Damit werden dann Textstellen wie #3.02{sidp8h6OM9f} oder #3.03{sidPu2TO8Px} gefunden.

Bild 8: Ergebnis einer Muster- oder Maskensuche in Nuance Power PDF

Weitere Muster können unter Einbeziehung der Muster-Buchstaben A, O und X gebildet werden. Wie immer bei Mustersuchen muss einige Male probiert werden, bevor die Suche das Ergebnis liefert, das man sich vorgestellt hat.

Nuance Power PDF zeigt Fundstellen an, die länger als das angegebene Muster sind. Es ergänzt von sich aus bis zum Ende des „Wortes“ in dem das Muster vorkommt.  Der Grund ist, dass es sich nicht um eine eigentliche Mustersuche, sondern um eine Maskensuche handelt. Aber das kann, wie im gezeigten Fall sogar ein Vorteil sein.

Hinweis: Eine „eigentliche“ Mustersuche wäre eine sog. RegEx-Suche (RegEx: regular expressions). Dabei muss u. a. genau angegeben werden, wie oft welche Zahlen oder Buchstaben auftreten. Die RegEx-Suche ist Thema eines separaten Beitrags, der dann aber mit PDFs nichts zu tun hat. RegEx-Suchen sind in PDFs nicht möglich.

Fundstellenmarkierung

Die Suche in Nuance Power PDF kann sogar noch um eine weitere sehr nützliche Funktion ergänzt werden: das Markieren aller Fundstellen. Diese Ergänzungsfunktion steht nicht nur bei der Mustersuche zur Verfügung, sondern bei jeder Suche, bei der Mustersuche ist sie aber besonders beeindruckend und hilfreich.

Aufgerufen wird die Funktion unter Menü <Kommentieren – Suchen und Markieren>. Das aufgehende Suchenfenster ist identisch mit dem bekannten, das Ergebnisfenster hat aber einige zusätzliche Schaltflächen:

  • Markierungstyp (mit Aufklappmenü, indem die

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